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工程项目档案管理办法

一、总则

1.为了加强工程项目档案管理，确保工程项目档案的完整、准确、系统和安全，有效利用档案资源，更好地为工程项目建设和单位发展服务，根据国家有关档案法律法规和行业规范，结合本单位工程项目实际情况，制定本办法。

2.本办法适用于本单位所有工程项目从立项、设计、施工到竣工验收等全过程的档案管理工作。

二、档案管理职责分工

1.项目管理部门职责

负责组织、协调工程项目建设过程中的档案收集、整理工作。在项目实施各个阶段，对参建单位档案工作进行监督、检查和指导。

负责将项目前期文件、项目管理文件等及时收集、整理、移交至档案管理部门。

2.设计单位职责

按照国家和行业有关设计文件编制规定和本单位要求，完成设计文件的编制。在设计文件交付时，同时向建设单位提交相应的电子文件和纸质文件，文件内容应完整、准确、规范，满足工程项目档案归档要求。

对设计变更文件进行及时整理、编号，并向建设单位移交。

3.施工单位职责

建立健全施工项目档案管理制度，明确专人负责档案管理工作。在施工过程中，依据国家、行业相关标准和本单位要求，收集、整理施工文件资料，包括施工技术文件、工程质量检验评定文件、施工物资资料、施工记录等。

按照工程进度，定期将已整理好的施工文件资料向建设单位项目管理部门移交，确保文件资料的真实性、完整性和有效性。在工程项目竣工时，完成全部施工文件资料的整理和归档工作，并配合建设单位完成竣工验收档案的编制和移交。

4.监理单位职责

负责对工程项目施工过程中的文件资料形成、积累和整理情况进行监督检查。重点检查施工单位文件资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的文件资料及时提出整改意见。

收集、整理监理过程中形成的文件资料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、质量评估报告等，并按照规定时间向建设单位移交。

5.档案管理部门职责

贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位工程项目档案管理制度、业务规范和工作流程。

负责对工程项目档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。指导项目管理部门、参建单位做好档案收集、整理、归档工作，定期对档案工作情况进行检查。

接收、验收各参建单位移交的工程项目档案，对档案的完整性、准确性、系统性进行审核。对不符合要求的档案，提出整改意见，限期整改。

对接收的工程项目档案进行科学分类、编号、编目、装订、上架，做好档案的保管、保护工作，确保档案实体安全和信息安全。同时，利用先进技术手段，开发档案信息资源，为工程项目的运行、维护、改造和单位的决策、管理提供高效服务。

三、档案收集范围与要求

1.项目前期文件

项目建议书、可行性研究报告、项目评估报告、环境影响评价报告等文件及其批复文件。

项目立项申请、项目审批文件、规划选址意见书、建设用地批准书、土地使用证等相关文件。

项目设计任务书、初步设计文件、施工图设计文件审查意见等。

2.项目管理文件

项目建设管理机构成立文件、项目管理规划、项目管理实施细则等。

项目招投标文件，包括招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。

项目合同文件，包括勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同、设备采购合同等。

项目进度计划、项目进度报告、项目调度会议纪要、项目协调文件等。

项目质量监督文件、质量检验检测报告、质量事故处理文件等。

项目安全管理文件，包括安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理文件等。

项目造价管理文件，包括工程概预算文件、工程结算文件、审计报告等。

3.施工文件

施工技术文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底记录等。

工程质量检验评定文件，包括分项工程质量检验评定记录、分部工程质量检验评定记录、单位工程质量检验评定记录等。

施工物资资料，包括原材料质量证明文件、构配件出厂合格证、设备检验报告等。

施工记录，如施工日志、隐蔽工程验收记录、工程定位测量记录、沉降观测记录等。

工程变更文件，包括设计变更通知单、工程变更联系单、变更审批文件等。

竣工图，应完整、准确、清晰，真实反映工程竣工后的实际情况，竣工图的编制应符合国家和行业相关标准要求。

4.监理文件

监理规划、监理细则、监理月报、监理工作总结等。

监理会议纪要、监理通知单、监理工作联系单、工程暂停令等。

监理质量评估报告、监理对工程质量、进度、安全、造价等方面的监督检查记录。

5.竣工验收文件

工程竣工报告、工程竣工验收申请、工程竣工验收方案等。

工程竣工验收报告、工程质量验收证书、竣工验收备案表等。

消防、环保、防雷等专项验收文件。

工程决算文件、项目审计报告等。

所有归档文件应为原件，如因特殊原因无法提供原件的，应在复印件上注明原件存放处，并加盖原件保存单位公章。文件的内容应真实、准确、清晰，签字盖章手续完备。文件的书写材料