交流座谈会保障分工策划套表 .pdf

会务细化工作流程分工表1711

序完成

办理流程责任人/电话主要工作内容及要求备注

号情况

◎根据要求，协调有关部门组建会务工作组。

会前◎争取做到每个员工明确自

1◎充分了解会议主题；

总督导己的责任和位置；

◎明确会务总指挥及会务工作分工。

起草会议◎会议时间、地点、内容、议程、参会人员等安排

2邀请函。◎注意及时沟通会议议程；

（稿）教学管家组◎具体参会人员名录等安排。

◎审核会议安排是否妥当；

呈办部门

3

领导审核

◎审核通知行文是否准确。

◎格式形式规范；

制作正式

4◎附件齐全；

邀请函

◎份数合理；

◎及时发出邀请函；

发出正式◎教学管家进行邀请函反馈

5教学管家组◎发放范围准确；

邀请函登记；

◎邀请人员名单反馈收集确定。

◎及时收集、汇总参会回执人数；

◎明确到会时间；

明确参会

6

人员

◎确定参会人员名单；

◎据参会人数最晚提前一天购买茶歇小食及饮品。

◎会议讲话稿PPT；

会议资料

7◎会场现场签到表；

准备

◎会场意见反馈收集单；

会场预约◎提前预定会议场地。

8及茶歇准

备◎协调好会议茶歇需用排盘及桌椅及服务人员

应提前三天对会议各项准备工作的进度情况进行检

查。内容包括：

◎会议材料准备进展；

◎会议场地复核确认；

9会前准备◎会议参会人员最终名录及座次安排；◎安排会场布置人员；

◎会议茶歇小食及饮品定量；

◎投影仪、电脑、翻译笔、音响、多媒体设备调试

到位；

◎会场服务工作职责分工（含现场拍照、会议纪要

等。）

◎明确会场工作职责。