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监理资料的管理与归档制度

第一章总则

为规范监理资料的管理和归档，确保监理资料的完整性、安全性和有效利用，根据《建筑法》《招标投标法》《建设工程监理规范》等相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。监理资料是监理工作的重要依据，是建设项目质量控制、进度管理和安全管理的重要记录，具有重要的法律效力和实用价值。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有工程项目的监理资料管理与归档工作，包括但不限于施工阶段的各类监理记录、会议纪要、检查报告、变更通知、竣工资料等。所有参与监理工作的人员均应遵守本制度。

第三章目标

1.确保监理资料的完整性和真实性，为项目的后续评估、审计及法律责任提供依据。

2.提高监理资料的管理效率，减少资料遗失和错误，提高工作透明度。

3.建立科学的监理资料归档流程，方便资料的查询和使用。

4.确保监理资料的安全，防止未经授权的访问和使用。

第四章管理规范

第1节资料收集

1.资料收集范围

监理资料包括但不限于：

-监理工作计划

-施工现场监理记录

-质量检查报告

-安全检查记录

-会议纪要

-施工变更记录

-验收资料

-竣工资料

2.资料收集责任

每个监理工程师需对其负责的项目资料进行收集、整理和归档，确保资料的完整与准确。

第2节资料整理

1.资料分类

监理资料应根据类别进行整理，主要分为：

-施工阶段资料

-竣工阶段资料

-变更与索赔资料

2.资料整理标准

资料整理应遵循以下标准：

-字迹工整、内容完整。

-资料需按时间顺序排列，便于查阅。

第3节资料存储

1.存储方式

监理资料应以电子和纸质两种形式存储。纸质资料需保存在公司指定的档案室，电子资料需备份至公司服务器。

2.存储安全

存储监理资料的档案室应具备防火、防潮、防盗等安全设施，限制无关人员的出入。电子资料需设置访问权限，确保只有授权人员可以访问。

第4节资料归档

1.归档时间

监理资料应在项目结束后30天内完成归档，确保及时性。

2.归档程序

-整理完成后，监理工程师需填写《监理资料归档清单》，并附上相关资料。

-将归档资料交由专人审核，审核合格后进行归档。

-归档资料应逐一编号，并建立电子档案。

第五章操作流程

第1节资料收集流程

1.监理工程师在施工过程中收集相关监理资料。

2.定期汇总资料，并对资料进行初步整理。

第2节资料审核流程

1.完成初步整理后，提交给项目负责人审核。

第3节资料归档流程

2.审核通过后，填写《监理资料归档清单》。

3.将资料存入档案室，并在电子系统中进行归档登记。

第六章监督机制

第1节监督职责

1.项目负责人

负责监督监理资料的收集、整理和归档工作，确保其符合规定。

2.专职档案管理员

负责档案室的日常管理和监理资料的安全存储。

第2节监督方式

1.定期对监理资料的管理情况进行检查，发现问题及时整改。

2.每年进行一次资料审核，确保资料的完整性和准确性。

第3节反馈机制

1.建立资料管理反馈机制，收集各项目在资料管理中遇到的问题。

2.定期召开资料管理工作会议，分享经验，总结教训，持续改进资料管理流程。

第七章附则

1.本制度由公司监理部解释，自颁布之日起实施。

2.本制度如需修订，将由监理部提出修订方案，报公司管理层批准后实施。

结语

通过本制度的实施，旨在提升监理资料的管理水平，确保资料的完整性与安全性，为公司的项目管理提供有力支持。希望全体员工能够积极配合，确保制度的有效落实，共同推动公司的持续发展。