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内部控制报告合同管理制度

第一章总则

为加强公司内部控制，确保合同管理的规范性与有效性，维护公司合法权益，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。合同管理制度是公司实现业务目标、控制法律风险的重要保障，旨在通过科学的管理流程，提高合同的执行效率与合规性。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门与员工在合同签署、履行及变更过程中的管理与控制，涵盖各类合同，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同、合作协议等。

第三章制度目标

1.规范合同管理流程：确保合同的签署、履行、变更及终止程序清晰明确。

2.控制法律风险：通过有效的合同审查与监控，降低法律风险，维护公司合法权益。

3.提升合同执行效率：通过标准化合同文本与流程，提高合同的执行效率与透明度。

4.强化合同信息管理：建立合同档案管理制度，确保合同信息的完整与安全。

第四章管理规范

第1节合同的签署

1.合同文本：所有合同应使用公司统一的标准文本，重要条款需经法律顾问审核。

2.签署权限：合同签署需遵循公司授权制度，只有经过授权的人员方可签署合同。

3.审批流程：合同签署前应进行必要的审批，审批流程包括初审、法务审核及最终签署。

第2节合同的履行

1.履行管理：合同履行过程中，相关部门需定期检查合同执行情况，确保按约定履行。

2.信息反馈：合同执行过程中，如发现问题需及时向上级报告，并采取相应措施。

3.变更与解除：合同变更或解除需遵循合同约定程序，并进行书面确认。

第3节合同的归档与管理

1.合同档案：所有合同及相关文件应归档保存，归档材料包括合同原件、附件及相关审批文件。

2.档案管理：合同档案由法务部负责管理，定期进行档案检查，确保资料完整、有效。

第五章操作流程

第1节合同签署流程

1.合同起草：由相关部门起草合同，使用公司标准合同文本。

2.初审：合同起草完成后，相关部门负责人进行初审，确认合同内容的合规性与合理性。

3.法务审核：初审通过后，合同需提交法务部进行审核，确保法律条款的有效性。

4.审批签署：法务审核通过后，合同需提交授权人员进行签署。

第2节合同履行与监控流程

1.履行计划：合同签署后，相关部门需制定履行计划，并落实到具体执行人员。

2.定期检查：履行过程中，相关部门需定期检查合同的履行情况，确保各项条款的落实。

3.问题处理：如发现履行过程中存在问题，需立即进行整改，并向上级汇报。

第3节合同变更与解除流程

1.变更申请：如需对合同进行变更，相关部门需提交书面申请，说明变更原因及内容。

2.审核批准：变更申请需经过法务部审核，确认变更的合理性与合法性，最终由授权人员批准。

3.书面确认：合同变更需以书面形式确认，并由双方签字盖章。

第六章监督机制

1.内部审计：公司应定期对合同管理情况进行内部审计，检查合同签署、履行及变更的合规性。

2.绩效评估：对合同管理的执行情况进行绩效评估，将评估结果纳入相关部门及人员的考核。

3.反馈机制：建立合同管理的反馈机制，鼓励员工提出改进建议，持续优化合同管理流程。

第七章附则

1.解释权：本制度的解释权归法务部，若有不明之处可向法务部咨询。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施，所有相关人员须遵守。

3.修订流程：本制度如需修订，需由法务部提出修订方案，报公司管理层审批后实施。

通过以上制度的制定与实施，旨在提高公司合同管理的规范性与效率，降低潜在的法律风险，确保公司在合同管理方面的合规性与透明度。希望各部门积极配合，共同维护公司利益，实现可持续发展。