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公司文档管理流程

在公司的中，档案也是一项非常重要的一局部，那么公司文档

管理流程是怎么样的呢？那就继续往下看看吧。

1.公司客户效劳中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由

一人全权负责。

2.文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需

要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保

管者，应经客户效劳中心部门主管同意后妥为保存，客户效劳中心

以影本归档，原稿用毕后仍应送客户效劳中心归档并换回影本。

文件结案移送归档时，依如下原那么点收:

1.检查文件的本文及附件是否完整，如有缺少，应即追查归

入。

2.文件如经抽存者，应有客户效劳中心部门主管及档案专管的

签认。

3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补

办。

4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部

门。

点收文件后，应依以下方式:

1.中文直写文件以右方装订为原那么，中文横写或外文文件那

么以左方装订为原那么。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订那么对准

左上角理齐钉牢。

3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折

叠，使其整齐划一。

1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务工程等因素，按部

门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性

质分为假设干大类，再在同类中依序分为假设干小类。

2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应

用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使

用“部门”及“大类”或“小类”二级。

3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原那么，如

案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并

于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编

号、，并以每一案一个“目次”编号为原那么。

5.档号之表示方式如下A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2，A1A2为经办

部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，

E1E2为档案目次。

1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分

表示档案内容性质为原那么，且有一定范畴，不宜笼统含混。

2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示;其

位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，

即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，

以便查阅。

4.档案分类各级编号内应预留假设干空档，以备将来组织扩大

或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字

一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并

拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属

类别及其卷次、目次顺序编列档号。

2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

3.档号以一案一号为原那么，遇有一案件表达数事或一案归入

多类者，应先确定其主要类别，编列档号。

4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案

件首页的左上角;左方装订者那么填写于右上角。

1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档

夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便

查档。

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依

以下规定办理:

1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细

那么;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文

件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经

核定须永久保存的文书。

2.10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业方案资

料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

3.5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的

文书。

4.1年保存:结案后无长期