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应收工程款管理制度

第一章总则

为加强公司应收工程款的管理，确保工程款的及时收回和合理使用，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在规范应收工程款的管理流程，明确责任分工，提高应收款项的管理效率和风险防范能力。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有涉及工程款项的收款活动，包括但不限于工程项目合同、款项支付与结算、发票开具等环节。所有相关部门及员工均应遵循本制度。

第三章管理规范

3.1责任分工

1.财务部：

-负责应收工程款的账务管理，包括款项的记录、核算、催收等。

-定期生成应收款项报告，提供给管理层参考。

2.项目管理部：

-负责合同的签署与履行，确保按合同约定及时申请付款。

-跟踪项目进度，及时与客户沟通，确认款项支付计划。

3.合同管理部：

-负责合同的审核与备案，确保合同条款的合法性与合理性。

-监督合同履行情况，维护公司合法权益。

3.2收款流程

1.合同签署：

-所有工程项目必须签署正式合同，明确工程款的支付条款、金额、支付方式及时间节点。

2.发票开具：

-项目完成后，项目管理部需及时开具相应的发票，并将发票交予财务部进行账务处理。

3.款项申请：

-项目管理部依据合同条款，向客户提交款项申请，附上相关证明文件（如验收报告、发票等）。

4.催收款项：

-财务部根据应收款项情况定期进行催收，必要时可通过电话、邮件、正式函件等方式进行跟进。

3.3风险控制

1.信用评估：

-在签署合同前，应对客户进行信用评估，了解其付款能力和过往信用记录。

2.合同条款：

-合同中应包含违约责任条款，确保在客户未按时支付款项时能够获得合理的补偿。

3.分期付款：

-对于金额较大的项目，可采取分期付款的方式，降低公司资金风险。

第四章操作流程

4.1合同管理流程

1.合同审核：

-合同管理部对合同进行审核，确认条款的合法性和合理性。

2.合同备案：

-合同签署后，合同管理部需将合同存档备案，并记录相关信息。

4.2收款操作流程

1.发票开具：

-财务部根据项目管理部提供的资料开具发票，确保开票信息准确无误。

2.款项申请：

-项目管理部将开具的发票及相关文件提交给客户，申请付款。

3.款项确认：

-客户确认款项支付后，项目管理部需及时通知财务部进行账务处理。

4.催款流程：

-若客户未按约定时间付款，财务部需启动催款流程，记录催款情况。

第五章监督机制

5.1监督检查

1.定期审核：

-财务部应每季度对应收款项进行审核，确保账务记录的准确性和及时性。

2.项目审计：

-公司可根据需要对重要项目进行专项审计，检查应收款的管理情况。

5.2记录与反馈

1.记录保存：

-所有收款活动的记录必须保存，确保可追溯性，并为后续审计提供依据。

2.定期反馈：

-财务部应定期向管理层汇报应收款项的状况，提出改进建议。

第六章附则

1.解释权：

-本制度的解释权归财务部所有。

2.实施日期：

-本制度自发布之日起实施。

3.修订流程：

通过上述内容的设计，确保了应收工程款的管理制度具备明确性、可操作性和可持续性，便于各相关部门的执行与监督，从而有效提升公司的资金使用效率和风险管控能力。