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单位档案管理制度

一、总则

单位档案管理制度是为规范单位档案的管理行为，保护和利用单

位档案而制定的，它是单位档案管理工作的基本依据和操作指南。

二、档案的定义与分类

1.档案的定义：

档案是指记录单位活动及其产生的各类载体资料，包括纸质档

案、电子档案和其他形式的档案资料。

2.档案的分类：

依据档案的内容、形式和用途，将档案分为以下几类：

(1)机关档案：指行政机关、事业单位、企事业单位等所产生的

档案。

(2)社会团体档案：指民间组织、社会团体等所产生的档案。

(3)个人档案：指与单位活动相关的个人档案。

(4)其他特定档案：特定活动、特定事件或特定资源的档案等。

三、档案管理机构

1.档案管理机构的设置：

单位应设立档案管理机构，负责单位档案的管理工作。档案管理

机构应具备专业的档案管理人员和必要的档案管理设施设备。

2.档案管理机构的职责：

(1)负责单位档案的收集、整理、编目、归档等工作。

(2)负责单位档案的保管、利用、复制等工作。

(3)负责单位档案的鉴定、鉴定和销毁等工作。

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(4)负责单位档案的档案信息系统的建设和维护等工作。

(5)负责单位档案的宣传、教育和培训等工作。

四、档案管理的基本原则

1.法律依据原则：

档案管理应依法行政，遵循有关法律法规和政策的规定。

2.整理归档原则：

档案应按照一定的顺序和规范进行整理和归档，以方便档案的管

理和利用。

3.完整性原则：

档案应保存完整，不得私自篡改或隐瞒档案的真实情况。

4.安全性原则：

档案应得到安全保护，防止丢失、破坏或泄露。

5.使用性原则：

档案应方便使用，便于查阅和利用。

五、档案收集与整理

1.档案的收集：

(1)高层文件：包括法律、法规、政策文件、会议纪要等。

(2)业务文件：包括单位的工作计划、工作报告、工作手册等。

(3)其他文件：包括单位的合同、函件、证书等。

2.档案的整理和编目：

(1)按照文件的类型、制度、年代等进行分类整理。

(2)编制档案目录，建立档案目录库。

3.档案的归档：

(1)按照档案目录，将各类档案整理好后归入相应的档案库。

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(2)档案归档时应做好登记记录和标签贴附工作。

六、档案的保管与利用

1.档案的保管：

(1)对于纸质档案，应放置在防潮、防尘、防火的档案柜中，定

期进行防虫处理和检查。

(2)对于电子档案，应建立相应的存储系统和备份方案，确保档

案数据的安全存储。

2.档案的利用：

(1)档案的利用应遵循相关规定，按照申请、审批和使用的程序

进行。

(2)档案的利用可以是内部利用，也可以是外部利用。内部利用

主要是供单位内部人员使用，外部利用主要是向公众提供档案服务。

七、档案的鉴定与销毁

1.档案的鉴定：

(1)档案鉴定是指对档案的真实性、完整性和可信度进行评估。

(2)档案鉴定应由专业的档案管理机构或专家进行。

2.档案的销毁：

(1)档案的销毁必须经过合法程序，根据相关规定进行。

(2)档案的销毁必须记录和备案，以便审计和追责。

八、档案信息系统的建设与维护

1.档案信息系统的建设：

(1)档案信息系统应能够对单位的各类档案进行统一管理和查

询。

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(2)档案信息系统的建设应根据单位的实际需求进行，采用适当

的技术手段和设备。

2.档案信息系统的维护：