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纸质档案数字化工作指南

1总则

1.1为规范纸质档案数字化工作，保障纸质档案数字副本质量，

维护档案实体与档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中

华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》、《档案数字化外

包安全管理规范》、《文献档案资料数字化工作导则》、《纸质档案数字

化技术规范》等法律、法规、规范和标准，制定本指南。

1.2本指南适用于各级各类档案馆开展馆藏纸质档案数字化工

作。机关、团体、企业事业单位档案室纸质档案数字化可参照执行。

1.3本指南所称纸质档案指以纸张作为载体的档案，包括文书、

图纸、照片、账册、清单、信札、电报、证书等。

1.4纸质档案数字化应坚持“以利用为导向，以保护为目的，

以安全为基础，以全部为目标”的原则，采取科学的工作方法，优先

数字化利用率高的档案，保全濒危档案信息，确保档案安全，力争实

现全部档案的数字化。

2工作组织

2.1应成立由主要负责人或分管负责人带头，档案保管部门、

利用部门、保护部门、技术部门及行政部门负责人参加的数字化领导

小组，负责数字化工作的统筹协调。应指定相关部门专门工作人员组

成数字化工作小组，具体承担数字化工作中的组织实施、业务指导、

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技术保障、成果验收、后勤支持和安全管理等。

2.2数字化工作人员应具备相应的素质和技术水平，能够胜任

本职工作，履行岗位职责。使用外聘工作人员时应进行严格审核，确

保档案安全。

3工作形式

纸质档案数字化工作分为自主加工和业务外包两种方式。

自主加工是指档案部门自身组织人力，配备数字化加工设备，在

本单位进行的档案数字化加工。这种形式适用于涉密档案和少量重

要、敏感、核心档案的数字化，它可以有效降低档案实体及信息的安

全风险。

业务外包是指通过委托档案部门以外的专门数字化外包加工机

构承接本单位的数字化加工工作。这种形式适用于非涉密档案的数字

化，它能够有效利用社会资源，克服档案部门人力资源不足的困难，

加快数字化工作进度。

4工作启动

4.1纸质档案数字化工作应在本地区信息化建设和档案事业发

展的统一规划下，以专项项目的形式组织开展。

4.2立项前，应根据数字化工作的特点撰写立项申请报告，选

择项目审批机关指定的、符合资质要求的单位编写项目建议书，项目

建议书应列清项目背景、项目依据、项目内容、技术方案、项目可行

性、项目影响和预期取得的经济社会价值报告等。大型项目有需要的，

还应编写可行性研究报告。

２

4.3立项时，应根据工作内容、工作规模、人员设备需求、市

场价格和潜在投资等因素，详细编制项目资金预算。

4.4数字化工作采用业务外包方式的，应根据《山东省政府采

购管理办法》和本地区、本部门有关政府采购的规定开展采购工作。

4.5数字化项目的政府采购方式宜采用公开招标、邀请招标、

竞争性磋商等综合评分的方式进行，档案部门应组织工作人员和相关

专家制订科学、细致、可行的评分标准。评分标准可参照《关于档案

数字化加工服务定点企业资格评审办法》制定。

4.6招标结束后，档案部门应对中标数字化外包加工机构的企

业性质、股东组成、注册资本、企业资质、规模业绩进行严格的复审，

根据《文献档案资料数字化工作导则》（GB/T20530-2006）第5章的

规定进行技术考查。考查合格后，与其签订专门的政府采购合同并严

格按照合同条款执行。

5前期准备

5.1制定制度

5.1.1应制定科学、规范、可行的数字化工作制度，保障数字

化工作的质量和安全。

5.1.2档案部门应制定的制度包括但不限于《档案数字化工作

管理办法》、《数字化工作流程》、《档案信息必威体育官网网址管理制度》、《档案出

入库房制度》、《档案统计工作制度》、《档案鉴定办法》、《档案数字化

验收工作细则》、《档案保护工作制度》、《档案修复工作制度》等。