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公司文件管理制度

1．总则

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中

的指导作用，特制订本制度。

2．文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本

公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室

归口管理。

3．收文的管理

3．1公文的签收

3．1．1凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收

（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机

要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。

对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签

收。

3．1．2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编

号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登

记差错文件的文号。

3．2公文的编号保管

3．2．1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并

分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启

封后，也应交办公室办理正常手续。

3．2．2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文

书进行登记编号保管，不得个人保存。

3．3公文的阅批与分转

3．3．1凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和

性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分

管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天

阅签完，紧急文件要月即办。

3．3．2一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如

涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3．3．3为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领

导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不

得超过2天（特殊情况例外）。

3．4文件的传阅与催办

3．4．1传阅文件应严格遵守传阅范围和必威体育官网网址规定，不得将有密级的文件

带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件

不得向外泄露内容。

3．4．2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，

阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办

意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事

宜。

3．4．3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，

如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

3．4．4文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。

3．4．5办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到

文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有

关必威体育官网网址规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

3．4．6按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有

关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。

收文管理程序及要求

公启文件

收文

上级文件

信封

检查文件

文号

编号

编号文件处理传阅单

主管领导审阅

阅批