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某物业公司办公设备使用管理作业指导书

(精华1篇)

某物业公司办公设备使用管理作业指导书1

物业公司办公设备使用管理作业指导书

目的通过规范办公设备的使用管理,保证公司在实现服务过程中

办公设备正常使用。

适用范围适用于公司所有的办公设备。

定义

职责

行政办公室负责所有办公设备的采购及调配。

各部门负责属本部门使用的办公设备的管理。

机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养。

内容

办公设备种类复印机、传真机、打印机、摄像机、照相机、过塑

机、音响设备、投影仪、扫描仪、电脑、电话等。

电脑管理公司电脑根据其用途包括办公电脑和非办公电脑,两者

的配置,都必须由部门根据岗位的需求,提出书面申请,经公司审批后,

由机电管理部根据需求选型,行政办公室负责新机的采购。

1、办公电脑的管理

(1)各岗位的电脑由所在部门指定其主要使用人为该电脑管理员,

负责该电脑的日常使用,其职责如下:负责设置、修改该电脑的用户密

码,并报公司备案;

负责该电脑的日常管理及报修;

定期对硬盘进行整理,对需要保留的电子文档进行备份,垃圾文

档;

定期对电脑进行杀毒,对外来软件进行安全性检查,确认无误后

方能使用。

每周填写电脑运行周报。

(2)任何人未经许可不得使用他人的电脑。

(3)办公电脑的软、硬件配置不得自行增删变更,如有需要,须经

请示批准后,由机电管理部技术人员实施。

(4)办公电脑如需上网,须经所在部门提出书面申请,报请行政办

公室、分管批准后,由机电管理部负责接入。

不得在网上浏览与工作无关的网站,下载与工作无关的网络信息

资料。

(5)机电管理部负责办公电脑及其相关外部设备的维修,并定期

(每月一次)对电脑的使用情况进行检查;

根据电脑使用情况不定期电脑操作知识的培训。

(6)下班后相关责任人检查电脑是否正确关机,正常情况下不得

强行关机。

2、非办公用电脑的管理

(1)此类电脑包括:空调集控、水电抄表、BAS、停车场系统、消

防系统、系统、咨询台用。

(2)此类电脑的日常管理维护由使用部门负责,机电管理部负责

定期保养和问题处理。

(3)此类电脑的损坏将直接导致服务受到影响,所以禁止在电脑

上进行与系统无关的操作,禁止使用外来磁、光盘。

传真机的管理

1、行政办公室负责接收公司各类传真,并及时作好记录,并及时

通知收件人到行政办公室办理签收。

2、因公对外发送传真应办理登记手续,登记完毕后方可发送,因

私传真未经批准一律不予传送。

3、使用传真机时需要注意,发送多页单张原稿时,其宽度必须一

致;

原稿上的订书钉应先取下,尺寸过小或不完整的原稿应夹在硬塑

薄膜中发送,以免卡住或损坏原稿。

4、安装于普通市内电话网及普通长途电话线路上的传真机,一般

不能用来传送机密文件。

5、不得把传真机当作复印机使用,下班时应将传真机设于自动收

文状态。

6、传真机应放在清洁而阴凉的地方,避免潮湿和高温,不准擅自

拆卸。

7、传真机的安装应稳,要防止灰尘进入机内。

为预防事故,安装时应接地良好,并设有避雷装置。

使用频繁的机器要经常进行清洁维护。

8、传真机出现重大故障时,应找专业技术人员检修。

9、因公使用长途电话应作好使用登记,注明拨打单位,简要描述

通话内容,经行政办公室批准后使用。

下班后应锁闭传真机长途功能。

办公电话管理规定公司电话属于办公用途,为了保证工作的正常

开展及业务的畅通,加强内部管理,合理费用成本,特对办公电话管理

作如下规定:

(1)报销额度:详见《电话功能及月话费额度核定表》。

(2)报销管理职责:行政办公室和机电管理部根据公司批准的《电

话功能及月话费额度核定表》对办公电话功能及话费进行调整和。

各部门电话功能及月话费额度调整需按程序申报:部门经理批准

→行政办公室审核→分管批核→总经理批准。

机电管理部负责于每月3日前打印汇线通电话的话费统计明细

报行政办公室,行政办公室负责审核当月话费额度标准,并于每月