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档案材料管理规范改进建议

摘要:提高和保护档案的案卷质量,提高档案管理人员本身的业

务素质,规范档案形成单位工作是提高档案水平的重要环节,提高档

案质量是我们努力工作追求的重要目标。本文结合工作实践,提出存

在的原因及改进的措施。

关键词:案卷质量;档案工作;档案材料

一、影响档案案卷质量的因素

由于世界上的一切物质都处在永不停息的运动之中,虽然从宇宙

整体来说,物质是不灭的,但对于具体的物质材料来说,是会变化乃至

消亡的,因此,档案制成材料的老化、褪变,最终损毁,是不可避免的自

然规律。如果档案文件上有价值的历史痕迹褪变了,那么档案的历史

性和真实性以及它的凭证作用也就不存在了。

1.书写材料对档案的影响。应归档的文件材料载体本身不好,如

纸张、胶片、磁带、录像带等质量问题。档案被记录在载体上就会造

成先天不足,书写不符合要求,没有按有关规定,禁止用圆珠笔、彩色

笔书写文件的指示,而是随意用笔。我们在一些档案中发现,部分早期

的文件用纸质量较差,又脆又薄,有些纸张已经发黄、字迹模糊不清,

不利于档案的长久保存,严重影响档案的寿命和利用效果。

2.归档文件材料内容对档案的影响。文件材料质量的优劣,决定

档案使用价值的高低。如果文件材料在归档时发现已形成的文件记录

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不清,随意涂改,审批手续不全,内容不准确,收集档案材料不符合归

档质量要求,这样不利于档案内容质量的提高。档案内容的质量的优

劣直接影响科研、管理、生产建设和科学技术的发展,如果保存的档

案内容不完整,不准确,提供利用就会造成损失。如一些单位的文件已

经修改,有的材料已经修改,归档的材料却没有标注,利用中就会造成

损失,这种档案的保存不但无益反而有害,也失去了保存的意义。

3.立卷工作对档案的影响。衡量一个单位档案案卷质量的主要标

准有两个:一个是档案收集是否齐全和完整;另一个是档案整理是否

科学,即是保持了文件之间的有机联系。有的档案员怕麻烦,该收的档

案没有收齐;在收齐的档案材料中,甚至有请示和批复不放在一起,而

是请示放在这一卷中,批复又放在另一卷中,文件之间缺乏联系,致使

有的文件无法查到或者找起来很困难。因此,必须首先将文件收集齐

全,然后遵循文件的自然形成规律,按照文件之间的历史联系整理立

卷。其次,案卷标题概括是否准确,金属物是否完全取掉,案卷装订是

否牢固美观,卷内排列顺序是否合理,是否编制页号,卷内目录、备考

表是否填写清楚,立卷工作中的每一个环节都会影响案卷质量。

4.材料形成者档案意识的高低对档案的影响。由于档案工作和各

方面的关系,有些人对档案重要性的认识还不够,没有意识到通过我

们自己的劳动正在为企业创造宝贵的档案财富,造福后代。今天的文

件,将会是明天的档案。文件材料的形成者的档案意识不强,影响了档

案收集齐全完整,当然也就直接影响了档案的案卷质量。

5.档案人员的素质对档案的影响。档案人员的工作质量,与其素

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质的高低密切相关。档案工作人员素质不高,事业心不强,不了解文件

材料的归档范围,不了解文件起草、传阅等过程产生的效果,是很难提

高档案案卷质量的,也不可能做好主动服务工作。

二、提高档案案卷质量应采取的措施

1.要超前控制管理。提高档案案卷质量必须要实行超前控制管理,

即把档案业务的指导、监督检查、协助工作,在文件材料形成、积累、

整理、和立卷进行控制管理,做到超前部署,提前指导,保证档案材料

的齐全、完整。

2.抓好归档的每个环节的管理。一是召开专题工作会议。召集档

案管理人员和形成部门、专、兼职档案员学习有关条款,学习应归档

和不归档的范围、保管期限,布置归档的时间和内容,提出应归档文件

的要求,使大家对档案工作引起高度重视。

二是做好业务指导。保证案卷质量,要从源头即文件质量抓起,

一个案卷由若干个文件组成,文件质量直接影响案卷质量。文件内容

是否真实全面,数据是否准确一致,是关系到档案历史真实的问题。因

此必须文件形成过程的作用,根据单位的实际情况,制定相应的档案

归档范围、分类立卷、编号等,做好业务指导工作。

三是做