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档案寄存托管服务工作流程

根据国家《档案保管外包服务管理规范》（以下简称《规范》DA／T67～

2017）的相关要求，为规范公司业务工作流程，为客户提供快捷、便利和高效

的服务，特制定此制度。

从工作流程上档案的寄存托管分为3部分，分别是：档案的接收、档案的保

管和档案的利用。

一、档案的接收：包含签约合作、委托单位整理档案、中间物流运输环节、档案

交接、入库及库房档案上架。

1、签约：委托方决定将档案寄存在我公司之后，我方接受客户的委托服务并进

行业务受理，双方将就服务的内容、时长和价格等内容签订档案保管外包服务合

同。合同中应明确档案保管外包服务机构原因造成档案缺失、损坏、损毁等事件

或事故的情况下其应承担的责任。

2、档案装箱：委托方按照档案加工和整理的顺序进行装箱，并在箱体上注明档

案发生的部门、数量、发生的年限、保存期限。

3、运输：我方为委托方的大宗档案提供免费运输服务，运输过程中委托方有义

务协助我方工作人员搬运档案箱及核对档案数目。小量的档案运输必须专人专

车，运送过程中不得乘坐公共交通工具。

4、档案交接：到达我方寄存地点之后，双方就单位名称、档案名称、档案数量、

档案发生的年限、档案保存期限进行确认，共同在《档案交接清单》上签字确认，

我方加盖公司工章或其他甲方认可的印章，以示交接完毕。

5、增量档案入库

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（1）客户若增加入库，必须提前电话或邮箱通知公司办公室，办公室通知

托管中心负责人后方可入库；

（2）托管中心相关人员与客户沟通以确定办理入库的时间、地点、人员和

档案运输方式；

（3）档案入库必须由专人负责逐箱做好清点、核对和验收工作，履行入

库登记手续，双方指定人员在入库单上签字确认，确保万无一失，保证

账物一致;

（4）入库单一式两份，双方签字后之后方可生效。

6、档案上架：根据双方合同的约定，确定档案上架的具体位置，不得随意存放，

具体的位置有我方决定。

二、档案的保管：从档案上架之后到客户档案的出库或寄存服务结束。

1、档案库房建设标准：严格按照国家档案局《档案馆建筑设计规范》、《档案

馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护

的管理技术要求实施和建设。

2、档案架类型：按照档案库房的建设标准和行业标准《档案装具》（DA／T6

－199）、根据委托方对寄存档案的不同要求，公司档案库房分为密集架、开

放式货架和五节柜。

3、档案库实时监控：视频监控系统可实时监控并录像，录像资料可三个月，委

托方可以查看三个月以内的、自己档案存放区域的影像资料。

4、严格做好档案库房安全保护的“十防”要求，即防潮、防水、防火、防盗、

防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)，

另见附件.

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三、档案的利用：

此流程包含查档申请、业务受理、查询、出库配送、交接、二次接收、上架

入库整个流程。

1、现场查阅：

A、委托方档案管理部门通过电话或邮件通知我司档案查阅人员的姓名、身份证

号码，以供乙方留底备案；

B、查阅人员在双方约定的时间和地点、携带盖有单位公章的介绍信原件及本人

身份证原件办理档案查阅手续（卷号及相对应的箱号）；

C、在按照档案管理员的指示做好相应的登记后，在查阅室等待档案管理员提取

档案之后，方可查阅，未经有关人员的许可不可进入档案存储区；

D、档案委托方人员因工作需要进入我司档案库房时，必须有我司专人全程陪同，

并做好登记记录备查；

E、档案委托方人员对所查档案核实并进行拍照，或者在我司工作人员的协助下

进行扫描存储；

F、查阅后档案管理员对档案进行严格逐一核对，确认无误后将档案放回原箱并

将原箱复位到原存储区。

2、借阅查询：

A、委托方档案管理部门通过电话或邮件通知我司进行档案借阅，通知的内容包

括：送档文件的客户方内部编码、档案接收人、档案送达地址、要求送达时间；

B、档案管理员根据委托方提供资料进行核对提档，在指定的时间由专人专车送

达委托方指定地点。

C、委托方指派专人核验、签收，确认无误后办理借阅手续，双方在借阅单上签

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字。

D、委托方查阅后可选择主动上门还档或通知