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集团公司物资采购管理制度

第一章总则

为规范集团公司的物资采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障采购质量，依据国家相关法律法规和公司内部管理规定，特制定本物资采购管理制度。物资采购是集团公司运营的重要组成部分，合理的采购管理能够为公司的可持续发展提供有力支持。

第二章目标

本制度的目标包括：

1.明确物资采购的管理流程和责任分工。

2.确保采购物资的质量和安全。

3.降低物资采购成本，提高资金使用效率。

4.保障采购过程的透明、公正，防止腐败现象的发生。

5.建立健全采购评估与反馈机制，持续改进采购管理水平。

第三章适用范围

本制度适用于集团公司及其全资子公司的物资采购活动，包括：

1.原材料、零部件的采购。

2.办公设备、生产设备的采购。

3.其他与公司运营相关的物资采购。

第四章法规依据

本制度依据以下法律法规及内部规章：

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国招标投标法》

3.《企业采购管理规范》

4.集团公司相关管理制度

第五章采购管理规范

1.采购计划的制定

-各部门需根据年度预算和实际需求，提前制定物资采购计划，报采购管理部门审核。

-采购计划应包括物资名称、数量、预算金额、交货时间等信息。

2.供应商的选择

-采购管理部门应建立合格供应商名录，定期对供应商进行评估。

-采购项目金额较大或特殊物资采购时，应进行公开招标，确保公平公正。

3.采购合同的签订

-所有采购事项需签订书面合同，合同应明确物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准等。

-合同需由法律合规部门审核后方可签署。

4.采购过程的监督

-采购管理部门需全程监督采购过程，确保按照规定流程执行。

-定期进行采购审计，检查采购合规性和有效性。

第六章采购操作流程

1.需求提出

-各部门根据实际需求填写采购申请表，并附上采购计划。

-采购申请表需经部门负责人签字后提交至采购管理部门。

2.采购审核

-采购管理部门审核采购申请的合理性和合规性，必要时与申请部门沟通。

-审核通过后，制定采购方案并报批。

3.询价与比价

-根据采购方案进行市场询价，收集至少三家供应商的报价。

-采购管理部门对报价进行分析和比较，选择合适的供应商。

4.合同签署

-与选定的供应商进行合同条款的协商，达成一致后签署合同。

-合同签署后，采购管理部门应将合同存档备查。

5.物资验收

-物资到货后，相关部门应进行验收，确保物资符合合同约定。

-验收合格后，及时办理付款手续。

6.采购记录

-所有采购活动需建立采购记录，包括采购申请、合同、验收报告、付款凭证等，确保可追溯性。

第七章监督机制

1.内部监督

-设立采购监督小组，定期对采购活动进行检查和评估。

-监督小组应独立于采购管理部门，确保监督过程的客观公正。

2.外部审计

-定期邀请第三方机构对物资采购进行审计，评估采购流程和结果的合规性。

-审计结果应及时反馈至管理层，并提出改进建议。

第八章评估与反馈机制

1.采购绩效评估

-建立采购绩效评估标准，包括采购成本、交货及时性、质量合格率等指标。

-采购管理部门需定期对采购绩效进行评估，分析数据，提出改进措施。

2.反馈渠道

-各部门可通过设立的反馈渠道，提出对采购管理的意见和建议。

-采购管理部门应定期整理反馈意见，并对相关问题进行整改。

第九章附则

1.解释权限

-本制度的解释权归采购管理部门，若有未尽事宜，按国家相关法律法规及公司规定执行。

2.实施日期

-本制度自发布之日起实施，所有员工应认真遵守。

3.修订流程

-本制度如需修订，需由采购管理部门提出修订意见，报管理层审批后进行修订，并及时公布。

上述制度为集团公司物资采购管理提供了明确的框架和执行标准，确保采购的科学性、规范性和可持续性，为实现集团公司的战略目标提供支持。