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私募基金公司客户记录保存制度

第一章总则

为确保私募基金公司（以下简称“公司”）在客户信息管理方面的合规性与规范性，提高客户服务质量，保护客户隐私，制定本《客户记录保存制度》（以下简称“本制度”）。本制度依据相关法律法规及行业标准，旨在明确客户记录的保存、管理及使用流程，确保客户信息的安全和有效利用。

第二章适用范围

本制度适用于公司内部所有与客户信息相关的部门及员工，涵盖客户档案的收集、整理、保存、查阅及销毁等环节。所有客户记录均需遵循本制度的规定，以保障客户信息的完整性和必威体育官网网址性。

第三章制度依据

本制度依据以下法规及行业标准制定：

1.《中华人民共和国个人信息保护法》

2.《私募投资基金监督管理暂行办法》

3.《证券法》

4.行业内相关标准及最佳实践

第四章目标

1.确保客户记录的完整与准确，便于后续的查询和使用。

2.保障客户信息的安全，防止信息泄露及滥用。

3.确立标准化的客户信息管理流程，提高工作效率。

4.符合相关法律法规要求，降低法律风险。

第五章客户记录的管理规范

第1节客户信息的收集

1.客户信息应在客户初次咨询或签订合同时收集，包括但不限于：客户姓名、联系方式、身份证件、财务状况及投资目标等。

2.收集信息时需告知客户信息用途及必威体育官网网址条款，确保客户知情同意。

第2节客户信息的整理

1.客户信息应分类整理，分为基础信息、财务信息、投资记录及沟通记录等。

2.所有信息应采用电子化管理，确保数据可追溯性。

第3节客户记录的保存

1.客户记录应保存于公司指定的安全系统中，确保信息存储安全。

2.电子记录应采用加密存储，定期备份，防止数据丢失。

3.纸质记录需存放于专用档案柜中，并采取防火、防潮等措施。

第4节客户信息的查阅与使用

1.客户信息的查阅需经部门负责人批准，并填写查阅登记表。

2.查阅人员应遵循必威体育官网网址协议，严禁将客户信息泄露给无关人员。

3.客户信息仅可用于与客户相关的业务活动，禁止用于其他用途。

第5节客户记录的销毁

1.客户信息保存期限为五年，保存期满后需进行销毁。

2.销毁前应进行审核，确保无继续使用价值。

3.电子记录应采用数据擦除工具，纸质记录需进行碎纸处理，确保无法复原。

第六章执行流程

第1节客户信息收集流程

1.客户初次咨询时，由客户经理负责信息收集。

2.客户经理填写客户信息登记表，并向客户说明信息用途及必威体育官网网址条款。

3.客户签字确认后，将信息录入系统。

第2节客户信息整理流程

1.信息录入后，由信息管理人员进行审核，确保信息准确无误。

2.审核通过后，信息将分类存储于系统中。

第3节客户信息查阅流程

1.需查阅客户信息的员工填写查阅申请，并报部门负责人审批。

2.部门负责人审批后，查阅人员在登记表上签字确认，并进行查阅。

第4节客户记录销毁流程

1.到达保存期限后，信息管理人员进行审核，确认无继续使用价值后，填写销毁申请。

2.销毁申请经部门负责人批准后，进行信息销毁。

3.销毁后，填写销毁记录，存档备查。

第七章监督机制

1.公司设立专门的审计小组，定期对客户信息管理进行检查，确保本制度的有效实施。

2.发现违规情况时，审计小组需及时向高层管理汇报，并提出整改建议。

3.监督结果将定期汇报给全体员工，促进公司内部信息管理的透明度。

第八章附则

1.本制度由公司合规部门负责解释。

2.本制度自发布之日起实施，适用于所有员工及相关部门。

3.本制度如需修订，应由合规部门提出修订建议，经过公司高层审批后生效。

通过本制度的建立和实施，公司将能有效管理客户记录，确保信息安全和合规性，提高客户的信任度和满意度，为公司的长远发展打下坚实基础。