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软件公司采购管理制度

一、目的

为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，确保公司采购活动符合国家法律法规以及公司的运营需求，特制定本采购管理制度。

（一）适用范围

本制度适用于公司所有部门进行的物资采购、服务采购以及软件相关产品采购等活动，包括但不限于原材料、办公用品、设备设施、技术服务、软件许可证等采购项目。

二、采购原则

（一）合规性原则

1.采购活动必须严格遵守国家相关法律法规、行业规范以及公司内部的规章制度。所有采购流程和操作应符合法律规定，杜绝一切非法采购行为，如商业贿赂、不正当竞争等。

（二）公平公正原则

1.对待所有供应商应一视同仁，提供平等的竞争机会。采购过程中应秉持客观、公正的态度进行评估和选择，不得因个人偏见、利益关系或其他不合理因素影响采购决策。

（三）质量优先原则

1.在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、性能优良的产品和服务。建立严格的质量检验和验收标准，确保采购物品和服务符合公司的质量要求，避免因质量问题给公司带来损失。

（四）成本效益原则

1.综合考虑采购价格、质量、交货期、售后服务等因素，实现采购成本与综合效益的最佳平衡。通过合理的采购策略、谈判技巧以及资源整合等方式，降低采购成本，提高公司资金使用效率。

三、采购组织与职责

（一）采购部门

1.负责制定采购计划、采购策略和采购流程。组织实施采购活动，包括供应商寻源、招标、询价、谈判、合同签订等工作。对供应商进行管理和评估，建立供应商信息库，维护良好的供应商关系。跟踪采购订单的执行情况，协调处理采购过程中的问题，确保采购物品按时、按质、按量交付。定期分析采购数据，评估采购绩效，为公司决策提供支持。

（二）需求部门

1.准确提出采购需求，包括采购物品或服务的规格、型号、数量、质量要求、技术参数、预计使用时间等信息。参与采购项目的技术评审和供应商考察，提供专业意见和建议。负责验收采购物品或服务，对质量问题及时反馈并协助处理。配合采购部门进行成本控制和采购流程优化。

（三）财务部门

1.负责审核采购预算、采购合同中的财务条款以及付款申请。监控采购资金的使用情况，确保采购资金的安全和合理支付。参与采购项目的成本分析和经济效益评估，提供财务专业建议。协助处理采购过程中的财务纠纷和风险。

四、采购流程管理

（一）采购需求确定

1.需求部门根据实际业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的背景、目的、需求明细、预算金额、预计采购时间等信息。采购申请表需经过部门负责人审核签字后提交给采购部门。

（二）采购计划制定

1.采购部门根据需求部门提交的采购申请，结合库存情况、市场供应情况以及公司采购预算，制定采购计划。采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、预计采购时间、供应商选择范围等内容。采购计划需经过公司领导审批通过后执行。

（三）供应商选择

1.供应商寻源

-通过多种渠道广泛收集供应商信息，如互联网有哪些信誉好的足球投注网站、行业展会、供应商推荐、采购平台等，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、服务水平、价格水平等因素，确定符合要求的供应商名单。

2.供应商评估

-对进入候选名单的供应商进行深入评估，可以采取实地考察、样品测试、问卷调查、要求提供资质证明文件等方式。根据评估结果建立供应商评价档案，对供应商进行分级管理。

3.招标与谈判

-对于金额较大或重要的采购项目，采用招标或竞争性谈判的方式进行采购。制定招标文件或谈判文件，明确采购要求、评标标准或谈判规则等内容。组织供应商投标或谈判，按照规定的程序进行开标、评标或谈判过程记录，确保采购过程的公平、公正、公开。

（四）合同签订

1.采购部门根据采购结果与选定的供应商签订采购合同。合同应采用书面形式，明确双方的权利义务，包括产品或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款。合同签订前需经过法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。

（五）采购订单执行

1.采购部门向供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况。供应商应按照订单要求按时发货或提供服务，采购部门及时与供应商沟通协调，解决订单执行过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等。需求部门配合采购部门做好货物接收和验收准备工作。

（六）验收与入库

1.采购物品到货或服务完成后，需求部门组织相关人员进行验收。验收人员根据采购合同和验收标准，对采购物品的数量、质量、规格型号、性能等进行检验，对服务的完成情况和效果进行评估。如验收合格，办理入库手续或签署服务验收报告；如验收不合格，按照合同约定进行退换货或要求供应商采取补救措施。

（七）付款与结算

1.采购