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档案立卷归档制度及9个制度

档案立卷归档制度

第一章总则

为加强档案管理，规范档案的收集、整理、保管、使用及销毁工作，提高档案管理的科学化和现代化水平，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。本制度适用于本单位所有档案的立卷归档工作，确保档案的完整性、安全性和有效性，为单位的管理决策提供支持。

第二章制度目标

1.明确责任：明确档案管理的责任主体和分工，确保各级人员明确职责。

2.规范流程：规范档案的收集、整理、保管、使用及销毁流程，提高工作效率。

3.保障安全：加强档案的安全管理，防止档案丢失、损坏及泄密。

4.提高利用率：促进档案的合理利用，为单位各项工作提供有效支持。

第三章适用范围

本制度适用于本单位所有类别的档案，包括但不限于人事档案、财务档案、合同档案、业务档案、项目档案等，适用于所有部门和员工。

第四章管理规范

4.1档案的收集

1.收集内容：档案的收集包括所有与单位业务相关的文件、资料、记录等，具体包括：

-员工人事档案（如入职登记表、个人简历、考核材料等）

-财务档案（如财务报表、凭证、合同等）

-项目档案（如项目计划、执行记录、总结报告等）

-各类审批材料、政策文件等。

2.收集方式：各部门应定期收集相关档案材料，并将其汇总提交给档案管理部门。

4.2档案的整理

1.整理标准：档案材料必须按规定的格式整理，确保内容完整、字迹清晰。

2.分类归档：根据档案类别进行分类，归档前应对材料进行初步审核，确保无误后方可立卷。

4.3档案的立卷

1.立卷要求：立卷应按照规定的模板填写，确保档案信息准确无误。

2.编号管理：每份档案应有唯一编号，并做好登记，以便于后续查询和管理。

4.4档案的保管

1.保管责任：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全和完整。

2.存放条件：档案应保存在专用的档案室内，采取防火、防潮、防盗等措施，定期检查档案的保存情况。

4.5档案的使用

1.使用权限：档案的查阅和使用权限应根据相关规定进行管理，未授权人员不得随意查阅。

2.查阅流程：需要查阅档案的人员应提前向档案管理部门提出申请，填写查阅申请表，并经批准后方可查阅。

3.必威体育官网网址要求：查阅档案时，须遵守必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、拆换。

4.6档案的转递

1.转递流程：档案需转递时，必须填写转递通知单，确保转递过程的安全和可追溯性。

2.转递方式：档案应通过专用渠道进行转递，禁止个人随意携带档案。

4.7档案的销毁

1.销毁条件：对超过保存期限的档案，应进行审查后方可销毁。

2.销毁流程：销毁档案需填写销毁申请表，并经相关负责人批准后方可进行，销毁后应做好记录。

第五章监督机制

1.监督责任：档案管理部门负责对本制度的实施进行监督，定期检查各部门的档案管理工作。

2.记录管理：各部门应对档案的收集、整理、使用、转递、销毁等情况进行详细记录，确保可追溯性。

3.反馈机制：建立反馈机制，各部门应定期向档案管理部门反馈档案管理中的问题和建议，及时改进工作。

第六章附则

1.解释权限：本制度的解释权属于档案管理部门。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

3.修订流程：如需修订本制度，应由档案管理部门提出修订意见，报单位领导审批后实施。

第七章具体实施细则

7.1档案材料的分类标准

根据档案的性质和用途，档案材料分为以下几类：

1.人事档案：包括员工入职材料、考核记录、奖惩记录等。

2.财务档案：包括财务报表、发票、合同等。

3.项目档案：包括项目立项材料、执行报告、总结材料等。

4.政策文件：包括各类规章制度、通知、公告等。

7.2档案管理信息系统的使用

为提高档案管理的效率，建议使用档案管理信息系统进行档案的电子化管理，具体包括：

1.电子档案的录入：对收集到的纸质档案进行扫描和录入，形成电子档案。

2.电子档案的查询：建立电子档案数据库，方便各部门查阅和使用。

3.数据备份：定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性。

结尾

本制度旨在通过科学、规范的档案管理，提升本单位的管理水平和工作效率。所有员工应严格遵守本制度的规定，共同维护档案的安全和有效利用，为单位的发展贡献力量。