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商务英语信函写作技巧

导语：商务英语的实用性很强，外商在这方面不能随意，要有着严

格的规范。下面是商务英语信函写作技巧，欢迎参考。

?1、外贸工作中商务英语信函的写作技巧

?商务信函写作能力直接影响到买家对GS的评估,给客户的每一份

信函、邮件或者传真,都代表着GS的形象,显示GS的水平和实力。同

时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以

专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地

位。因此，商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功

课。

?一封商务信函通常由信头(Letterhead)、信函编号(Reference

Number)、日期(Date)、信内地址(InsideAddress)、请某人注意行

(Attention)、称呼(Salutation)、主题(Subject)、正文(Bodyoftheletter)、

结尾敬辞(ComplimentaryClose)、签名(Signature)、附件(Enclosure)、抄

送(CarbonCopyNotation)和附言(Postscript)组成。其中信头、日期、信

内地址、称呼、正文、结尾敬辞和签名是不可缺少的组成部分，其他部

分可根据GS习惯和信函具体内容有所增减。因此要符合上述交流的要

求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意如下一些问

题。

?1.1读者

?了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头

的交流)的首要原则便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。

?1.2遣词

?简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的

难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意

场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查字

典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简

单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。行话仍有用武之地。行话是

在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话

就能比平常的语言更清晰更准确地解释某些概念,也有助于技术人员读

者建立起和谐友好的联系。

?1.3造句

?句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是

这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜

去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中

间位置,这样可能会被人忽略漏看。

?商务应用文句子的平均长度为15～18个单词。这是使读者能够

快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到这种句子要么

会跳过中间的细节,要么就会错误地理解句意，因此长句应切成两到三

个短句为宜。

?最佳的商务信函应该由长短不同的句子组成。太多长句会使人不

知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具

吸引力。

?标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么

多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短

句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。表达三个乃至更多观点

时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而

且也留有空白的间隔。

?1.4分段

?信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到

四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间

继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的

行动。意思表达得越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,位于信函、

备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不

习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落只看第一和最后一句。因此,为了

保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。

?电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度

不应该超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。

?1.5外观

?外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信

函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆

开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以

后再阅读。

?选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了

word软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种

字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太

小太大都不利于读者的阅读。

?绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来

写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇

文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字