文秘要如何写好公务短信.pdf

文秘要如何写好公务短信

秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领导才有秘书的存在。下面

是小编分享的文秘写好公务短信的方法，欢迎大家阅读！

 公务短信的结构原则

 一条完整的公务短信由称谓、主题、内容、尾语、署名、日期组

成。

 1.称谓恰当礼貌

 称谓要表达清楚接收方的身份，并体现礼貌原则。如果是给同事

发公务短信，最好称呼具体人名，如“尊敬的×××女士/男士”，以示诚

意和尊重;如果是给上级领导发会议通知，称谓最好表达为领导的姓氏

加上他的职位，如“尊敬的李主任”;如果GS里恰好有两位主任都姓李，

就要表达得更具体些，可以加上他所在的部门，如“尊敬的办公室李主

任”。称谓恰当，沟通和传递信息的效果才会更好。

 2.首句反映主题

 在首句中即反映出主题，旨在帮助接收方及时高效地读取信息。

在“短信时代”，人们享用着短信的巨大功能，也烦恼于短信诈骗和广告

短信泛滥等“信骚扰”。公务短信倘若没有明确的主题，可能会被当作垃

圾短信而忽略。

 主题归纳得当，并在首句中说明主题，便于接收方迅速知晓短信

的大体内容，如“市场部××项目讨论会通知”，然后告知会议时间和地

点，如“8月5日上午9:00，701会议室”。主题不明确会影响工作效

率。比如一条首句为“通知”的短信，对发送方来说，会给今后的查询增

加难度，影响查准率;对接收方来说，必须打开短信阅读后才能知道主

旨内容，很不高效。

 3.内容简洁条理

 公务短信的正文可以参照事务性通知的写作模式，第一部分说明

背景及目的，第二部分说明具体事项。在内容表述上应当做到以下两

点：一是简洁明确。尽可能用一条短信容纳全部信息，减少短信往来次

数。如果需要传递的信息有多项，宜分点阐述。内容表述不能有歧义，

以免接收方按照自己的理解去办事。二是条理清楚。例如，某单位领导

发短信给他的秘书小赵：“明天上午10:00你去车站接一下李主任，另

外把去年的工作总结给我看一下。署名：陈主席。”职场新手会立马

回复：“好的，我立刻去办。”有三年工作经验的小赵是这样回复的：

“尊敬的陈主席，来信收到。①明天上午9:30我到车站接李主任，接到

后短信通知您;②去年的工作总结我已放在您的抽屉里。最近空气潮

湿，您要注意腿部保暖。署名：小赵”。寥寥数十字，足见小赵做事的

条理性。

 4.尾语按需设置

 如果是一般的祝福短信，宜在结尾处注明“无须回复”或“免回”，

以避免不必要的回复。如果是比较重要的事情，可在结尾处注明“收到

请回复，谢谢!”以确保信息传递到位。如果隔了较长一段时间还没有收

到回复，有必要打个电话确认对方是否收到信息。特殊的公务短信比如

通知，应使用专用尾语“特此通知”，以示规范和严谨。

 5.署名明确勿漏

 与一般的生活短信、娱乐短信不同，公务短信较为正式和规范，

结尾处必须署名。若短信末尾没有署名，接收方又没有保存过发送方的

号码，他就无从得知发送方是谁，也就失去了用短信传递信息的价值。

 6.附上发信日期

 普通公务短信的末尾最好附上日期，重要公务短信的末尾一定要

附上日期，以免造成误解。因为手机短信的发送存在着不确定因素，有

时可能会延迟。一旦发生延迟，并且接收方又比较粗心，就有可能弄错

时间，由此耽误要事。

 公务短信的用语原则

 短信不同于电话，不能通过声音来传递情感，只能通过文字来表

达，接收方则在字里行间揣摩发送方的语气和态度。因此发送公务短信

时务必遵守礼貌、规范、温和三项基本原则。

 1.礼貌

 短信的开头应先致问候，一句“您好”就能让对方倍感亲切和自

然。如果是在下班时间发送公务短信，最好在开头表示歉意，说明事情

紧急，希望得到对方的谅解。结尾处加上一句“谢谢”，也是有礼貌、有

修养的体现。

 2.规范

 拟写公务短信必须做到语言规范，不能含混表达。拟写前要先弄

清短信的内容是什么，不同的内容所使用的格式以及语言也不同。如果

是会议通知，最好使用通知的写作格式，才会显得正式和规范。若是一

般的节日祝福，可在短信开头写上“尊敬的×××”。

 3.温和