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备品备件采购管理规定

备品备件采购管理规定

一、目的和范围

为了保证企业生产经营的正常进行，规范备品备件的采购工作，

提高采购效率和管理水平，制定本管理规定。

本规定适用于企业内所有备品备件的采购工作，包括但不限于

设备备件、工具、零配件等。

二、采购责任

1.采购部门是备品备件采购的责任主体，其负责制定采购计划、

采购流程、采购标准，并监督实施。

2.各部门应根据实际需求，及时提供备品备件采购计划，并配

合采购部门进行相关工作。

3.采购主管应指定专人负责备品备件的选型、询价、谈判、合

同签订等工作，并对采购流程进行管理、监督和评估。

三、采购流程

1.采购计划

（1）各部门根据实际需求，编制备品备件采购计划，并上报

采购部门。

（2）采购部门根据各部门的采购计划，制定综合采购计划，

并提交上级审核。

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2.供应商选择

（1）采购部门根据采购计划，通过市场调研等方式，选择合

格的供应商名单，并定期进行更新。

（2）采购人员根据采购计划，从供应商名单中选择合适的供

应商，并邀请其报价。

（3）采购主管对买家提供的备品备件样品进行审核和验收，

以确保质量和性能符合要求。

3.询价与谈判

（1）采购人员按照标准询价单的要求，向供应商发送询价函，

明确要求供应商提供详细的产品信息和价格。

（2）采购人员根据供应商的回复，进行价格比较和谈判，以

确保获得满意的采购合同。

（3）采购主管对谈判结果和合同条款进行审核和审批。

4.合同签订

（1）采购人员将谈判结果写入正式合同，并将合同送至采购

主管进行审批。

（2）采购主管审批合同后，将合同送往法务部门进行法律审

核。

（3）合同审核通过后，采购人员与供应商签署采购合同，并

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备案。

5.供货验收

（1）采购人员在供货到达后，进行货物验收和数量核对，确

保货物符合合同要求。

（2）采购人员将验收结果填写并报告采购主管。

（3）采购主管对采购物资的验收结果进行审核。

6.供应商绩效评估

（1）采购部门对供应商的质量、价格、交货期等进行定期评

估，并记录评估结果。

（2）评估结果作为与供应商续约、调整采购计划、选择供应

商的依据。

四、采购标准

1.采购标准应符合国家相关规定和企业质量要求。

2.采购部门应根据实际情况，制定、修订、完善采购标准，并

及时向各部门进行通知。

3.采购人员在选择供应商和签订采购合同时，应严格执行采购

标准。

五、采购档案管理

1.采购部门应建立备品备件采购档案，并定期对档案进行整理

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和更新。

2.档案内容包括采购计划、询价、谈判记录、合同、供货验收

记录、供应商评估等。

3.采购档案应做到完整、准确、可参考，以便随时查阅和证明。

六、监督与改进

1.采购主管应对备品备件采购工作进行监督和评估，及时发现

问题并提出改进措施。

2.采购部门应定期召开会议，总结经验，分享成功案例，并对

采购流程和规定进行适时修订。

3.各部门应积极参与采购工作，提出建议和意见，为提高