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人事档案库房管理制度

第一章总则

为加强公司人事档案的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本管理制度。人事档案是记录员工个人经历、工作表现、思想状况等重要信息的文件，是公司进行人员管理、考核及决策的重要依据。通过本制度的实施，进一步规范人事档案的收集、保管、查阅及借用流程，提高档案管理的科学性与现代化水平。

第二章适用范围

本制度适用于公司内所有员工的人事档案管理工作，包括但不限于新员工入职、档案的收集与归档、档案的保管与维护、档案的查阅与借用、档案的转递等环节。所有相关人员及部门均需遵循本制度。

第三章法规依据

本制度的制定依据包括但不限于以下法规和政策：

1.《中华人民共和国劳动合同法》

2.《个人信息保护法》

3.《档案法》

4.《企业人事档案管理办法》

第四章档案管理职责

1.综合服务部负责公司人事档案的整体管理，包括档案的收集、整理、保管、查阅及转递等工作。

2.各部门负责人需配合综合服务部，及时提供员工的相关档案材料，并对所提供材料的真实性和完整性负责。

3.人事专员负责日常档案的录入、更新及相关记录的维护，确保档案信息的准确性。

第五章档案的收集和归档

1.档案收集内容包括但不限于：

-员工个人登记表

-个人简历

-考核材料（如绩效评估表）

-证书复印件

-奖惩记录

-劳动合同及其他相关材料

2.归档要求：

-所有档案材料必须字迹工整、内容完整。

-综合服务部应对不符合要求的材料进行纠正和完善，确保所有档案材料符合归档标准。

第六章档案的保管

1.保管措施：

-档案由综合服务部专人负责保管，存放于专用的档案库房内。

-档案库房须具备防火、防潮、防盗的设施，确保档案的安全性。

2.档案登记：

-所有档案应逐一编号，建立档案目录，并定期进行核对，确保档案的完整性。

-每年进行一次全面的档案检查，发现问题及时整改。

3.档案交接：

-在档案交接时，双方需填写交接清单，并签字确认，以确保档案的责任明确。

第七章档案的查阅和借用

1.查阅流程：

-员工或外单位人员需查阅档案时，需提前向综合服务部提出申请，并填写查阅登记表。

-查阅档案时，须遵守相关必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

2.借用要求：

-原则上档案不外借，特殊情况需外借时，需经执行总裁批准，并填写借用申请表。

-借用档案后，需在规定时间内归还，并完成归还登记。

第八章档案的转递

1.转递流程：

-人员内部调动时，档案随人转递，综合服务部负责密封转递档案。

-转递档案时，需填写转递通知单，并通过机要途径进行转递。

2.转递记录：

-对转进的档案，需及时核对无误，并办理通知单的回执，确保档案转递的准确性。

第九章监督与评估

1.监督机制：

-综合服务部定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改，并记录在案。

-针对档案管理的执行情况，需定期向公司管理层汇报，提出改进建议。

2.评估标准：

-每年对档案管理工作进行评估，评估内容包括档案的完整性、安全性、查阅效率等。

-根据评估结果，及时调整和优化档案管理制度，提高档案管理水平。

第十章附则

通过以上制度的制定与实施，旨在提升公司人事档案管理的规范性与科学性，确保档案信息的安全、准确、及时，为公司的人力资源管理提供坚实的基础。希望全体员工及管理层共同遵守，以达到更高效的人事管理目标。