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会议室管理规定（通用3篇）

会议室管理规定篇1

一、目的

为加强对集团会议室等场所的管理，充分发挥作用，提高利用率，

增强公司各部门工作的计划性和协调性，进一步节约公司资源，保障

各类场所的正常使用状态。

二、适用范围

本制度适用于集团公司办公区会议室、接待室、茶艺室、洽谈室

等场所的管理与使用。

三、权责

(一)办公室：全面负责会议室、接待室、茶艺室、洽谈室等场所日

常管理。

1、场所预定信息接收、审核及相关调配;

2、场所使用时相关物资的准备;

3、各类场所的日常清洁维护及整理。

(二)申请单位：负责部门召开会议或进行外部接待时场所的申请

并遵循本规定规范使用各类场所。

1、提前申请，并做好前期的相关准备;

2、在场所使用过程中，场所内所有物品(含音像及音响器材、数

码设备、茶艺设备、装饰品等)的保管与维护;

3、场所使用完毕后，场所的清洁整理。

四、具体流程及优先原则

(一)部门经办人申请(填写会议申请表)——会议室管理员审核——

申请部门负责人审批——会议室管理员登记并发布场所预约信息——

经办人及会议室管理员共同准备场所需物品——场所使用——场所清

洁整理

(二)相关安排：

1、重要会议(全员大会、董事长办公会、总裁例会等)和办公室牵

头承办召开的各类公司性重要会议，由相关组织部门安排人员协助会

议室管理人员做好会务工作;

2、部门会议及接待如与高管会议及接待发生场地使用冲突时，必

须保证高管优先使用。各部门使用会议室按登记时间先后依次使用，

如发生冲突，则由办公室安排协调使用其他会议室或调整使用时间;

3、使用茶艺室等专用性接待场所的，需提前向董事长进行申请，

临时使用的申请人需请示董事长获批后方可使用。

(三)申请要求：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下时

限执行：

五、注意事项：

(一)使用会议室等各类场所时，未经会议室管理员办同意，不得改

变设备、家具的位置，不得将场所内的物品携出室外。音响、话筒等

设备不得擅自动用，如需调整使用应事先征求办公室的同意，由办公

室派专人进行调试;

(二)场所使用期间请使用部门自觉保持场所内的清洁，会后及时清

扫场所卫生，关好门窗、空调、饮水机等设备，离开时应确认场所门

口是否锁好。否则若造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承

担相应责任。

六、附则

(一)本办法的修订、解释权由集团公司办公室负责。

(二)本办法自发布之日起施行。

会议室管理规定篇2

第一章目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各

部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如

下规定。

第二章定义

会议室指的是1个大会议室和1个小会议室。

会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、

招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等

的场所，不做其它用途。

第三章会议室使用规定

1.2个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫

生、安全以及对室内设备物品的管理;

2.部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向行政部提出申请

并填写《会议室预约使用登记表》，经行政部准许后方可使用。临时

性使用会议室，必须经行政部负责人同意。

3.使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在

没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会

议室的部门或个人。

4.按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以

调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。

5.遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或

个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

6.部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过

10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

7.部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需

延长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其

他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会