合同管理与信息管理方案.docxVIP

合同管理与信息管理方案

一、方案目标与范围

1.1方案目标

本方案旨在建立一套全面的合同管理与信息管理体系，以确保合同的有效执行、信息的及时更新和共享、风险的有效控制，提升组织的管理效率和决策能力。

1.2方案范围

本方案适用于组织内所有部门的合同管理与信息管理，涵盖合同的生成、审核、签署、履行、变更、终止及信息的收集、存储、共享和分析等各个环节。

二、组织现状与需求分析

2.1组织现状

通过对组织现有合同管理与信息管理流程的调研，发现以下主要问题：

1.合同管理分散：各部门独立管理合同，缺乏统一标准和流程，导致合同信息不对称。

2.信息滞后：合同履行情况及相关信息更新不及时，影响决策。

3.风险识别不足：合同履行过程中缺乏有效的风险控制措施，导致潜在法律风险未能及时发现。

2.2组织需求

根据调研结果，组织需解决以下需求：

1.建立统一的合同管理平台，集中管理所有合同信息。

2.完善合同审核与签署流程，提高合同执行效率。

3.实现信息的及时更新与共享，便于各部门协作。

4.加强合同风险管理，制定相应的控制措施。

三、实施步骤与操作指南

3.1合同管理系统建设

3.1.1选择管理工具

选择适合的合同管理软件，推荐使用如DocuSign、ContractWorks等工具，以支持合同的电子签署与集中管理。

3.1.2系统搭建

1.搭建合同管理平台，设置用户权限，确保不同部门的操作权限符合其职责。

2.将历史合同数据导入系统，并进行分类整理，确保信息完整性。

3.2制定合同管理流程

3.2.1合同生成

1.设定标准合同模板，涵盖不同类型合同（如采购合同、服务合同等）。

3.2.2合同审核

1.合同需经过法务、财务及相关部门的审核，审核周期不超过5个工作日。

2.审核意见应及时反馈，并记录在合同管理系统中。

3.2.3合同签署

1.采用电子签署方式，确保签署的及时性与安全性。

2.签署完成后，合同应自动归档，生成执行提醒。

3.3信息管理与共享

3.3.1信息收集

1.各部门需定期更新合同履行情况，每月提交一次履行报告。

2.收集与合同相关的信息（如进度、问题、变更等）并录入管理系统。

3.3.2信息共享

1.定期组织合同管理信息分享会，促进各部门的信息交流与协作。

2.在管理系统中设置信息共享模块，确保信息的透明性。

3.4风险管理

3.4.1风险识别

1.制定合同风险评估标准，识别合同执行中的潜在风险。

2.定期评估合同履行情况，识别并记录风险点。

3.4.2风险控制

1.针对识别出的风险，制定相应的控制措施，并将其纳入合同条款。

2.设定风险预警机制，及时通报相关人员。

四、方案具体数据

4.1资源投入

为实施本方案，预计需投入以下资源：

-软件费用：合同管理软件年费预计为5万元。

-培训费用：针对员工的培训费用预计为2万元。

-人力资源：需安排1名专职人员负责合同管理工作。

4.2成本效益分析

预计通过合同管理与信息管理的提升，能够实现以下成本效益：

1.合同执行效率提升：预计合同审核时间缩短20%，节省人力成本。

2.风险损失降低：通过有效的风险管理，预计法律风险损失降低30%。

3.信息共享效率提升：信息共享后，部门协作效率提高25%。

五、检查与评估

5.1定期检查

1.每季度对合同管理与信息管理的实施情况进行检查，评估方案的执行效果。

2.检查结果需形成报告，反馈至各部门，提出改进建议。

5.2绩效评估

1.对合同管理专职人员的绩效进行定期评估，考核指标包括合同执行的及时性、风险控制的有效性等。

2.各部门需对合同管理的参与情况进行自评，并提出改进意见。

六、总结

通过本合同管理与信息管理方案的实施，组织可以有效提升合同管理的规范性与系统性，实现信息的高效共享，降低法律风险，增强各部门之间的协作效率。为确保方案的可执行性与可持续性，建议定期对方案进行评估与优化。

该方案自2023年10月1日起生效，所有相关部门需严格遵守并执行。以上内容由人事行政部负责解释。