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企业采购管理办法

企业采购管理办法一、物资采购计划的确认阶段

生产部门对物资的需求，是采购计划制定的根本依据。物资

采购计划要从生产需求开始，这一点国内外企业没有什么不同，

但其后的审核批准程序，二者却存在很大差异，因此产生了不同

的控制效果。

国外企业物资采购管理制度规定：首先由生产部门根据生产

计划或即将签发的生产通知提出请购单；第二步，将请购单交由

仓储部门保管人员审核，保管人员根据库存情况核定采购数量，

并经仓储部门主管签字后，传递到采购部门；第三步，采购部门

接到请购单后，审查是否重复采购，以及是否存在其他不合理请

购品种或数量等，审核同意后，根据已掌握的市场价格，对采购

所需资金做出估算，并将请购单交资金预算管理部门；第四步，

资金预算管理人员根据企业经营目标和资金预算审核请购物资是

否在预算之内，审核后再交还采购部门，采购部门方可根据各部

门审核过的请购单编制正式采购计划。

相对而言，我们企业这方面的制度比较简单：首先，也是由

生产部门根据生产计划编制用料申请表，报送采购部门；其次，

采购部门审查是否有超范围、超限额的品种和数量，并根据库存

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情况审定采购数量；最后，编制正式采购计划报主管领导审批。

两种制度的差别在于：首先，业务流程不同。国外企业的制

度相对复杂，要经过四个部门审核、批准，有四个控制点；而我

们的企业只经过两个部门，加上主管领导把关，有三个控制点。

其次，组织机构设置不同。对生产部门请购单或用料申请计划的

审核，国外企业增加了仓储部门和资金预算管理部门的参与，而

仓储部门与采购部门是完全独立的两个部门；而我们企业的机构

设置中，仓储部门和采购部门同属物资管理部门，是一个部门内

的两个相对独立部门，仓储部门一般不直接参与计划的审核，明

显处于次要地位。尽管两种制度的控制目的相同，但这些差异对

内控制度的控制效果影响却很大。其主要原因是，从内部控制理

论分析，内部控制实质就是内部牵制，即一项业务由二个或二个

以上的人或部门经手，其发生差错和串谋舞弊的机率就会大大降

低。因而，在管理机构设置上要求将不相容职务进行分离，将一

项业务分由两个或两个以上部门控制。国外企业将请购单的审核

分由仓储部门、采购部门、资金预算部门负责，而我们企业对物

资用料申情计划仅由物资管理一个部门审核，其控制效果必然要

弱。从另一个角度分析，虽然我们企业的物资管理部门内部，采

购部门和存储部门也是分开的，具有相对独立性，但他们同由一

个部门管理，接触机会较多，有共同的部门利益，很难避免人际

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关系和部门利益等因素的影响。总之，由于机构设置上的差异，

国外企业的内部控制效果明显优于我们企业的内部控制。这一点

在实际工作中已经非常明了。

另外，参与部门不同，对控制效果产生的影响也不相同。国

外企业规定，生产部门的请购单首先经仓储部门保管人员审核，

相当于我们企业要求采购人员做的库平工作。不同的是，国外企

业是由仓储部门保管人员来完成，而我们是由采购人员根据保管

人员提供的库存资料来完成。由仓储部门保管人员直接负责和由

采购人员间接负责，最终效果差别很大。如我们的企业库存一般

都存在令人头痛积压问题，对积压物资的使用、处理，应是采购

计划中必须考虑的重要因素，但因物资积压与保管人员关系不大，

所以保管人员并不会积极主动地去清理，而国外企业