合同档案管理及档案利用管理制度有哪些.docxVIP

合同档案管理及档案利用管理制度有哪些

一、总则

1.1制定目的

为了加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，提高合同档案的利用效率，规范公司合同管理行为，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有合同档案的管理和利用活动。

1.3管理原则

合同档案管理应遵循以下原则：

（1）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、篡改或遗失；

（2）准确性原则：保证合同档案的准确性，确保档案内容真实、可靠；

（3）安全性原则：加强合同档案的安全管理，防止档案泄露、损坏或丢失；

（4）高效性原则：提高合同档案的利用效率，方便查询、借阅和使用。

二、合同档案管理

2.1档案分类

2.1.1按合同类型分类

（1）销售合同；

（2）采购合同；

（3）加工承揽合同；

（4）运输合同；

（5）租赁合同；

（6）借款合同；

（7）技术合同；

（8）其他合同。

2.1.2按合同性质分类

（1）国内合同；

（2）国际合同；

（3）政府合同；

（4）非政府合同。

2.2档案归档

2.2.1归档时间

合同签订后，应在合同履行期限内将合同正本、副本及相关文件归档。

2.2.2归档要求

（1）合同正本、副本及相关文件应齐全、完整；

（2）合同正文、附件应字迹清楚、无涂改；

（3）合同归档时，应填写《合同档案归档清单》，注明合同名称、编号、签订日期、归档日期等信息；

（4）合同归档后，应建立合同档案索引，便于查询和管理。

2.3档案保管

2.3.1保管条件

合同档案应存放在干燥、通风、安全的环境中，避免潮湿、高温、虫蛀、鼠咬等。

2.3.2保管期限

合同档案的保管期限应根据合同的性质和重要性确定，一般为合同履行期限结束后5年。

2.3.3保管责任

合同档案保管责任人应对合同档案的安全、完整、必威体育官网网址负责，定期检查档案状况，发现问题及时报告。

三、合同档案利用

3.1查询与借阅

3.1.1查询

查询合同档案时，应填写《合同档案查询申请表》，注明查询原因、查询内容、查询人等信息。

3.1.2借阅

借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅时间、借阅人等信息。

3.2利用审批

3.2.1审批权限

合同档案利用审批权限分为以下三个等级：

（1）一般合同档案：部门负责人审批；

（2）重要合同档案：公司领导审批；

（3）涉密合同档案：公司必威体育官网网址委员会审批。

3.2.2审批流程

合同档案利用申请经审批通过后，申请人方可进行查询、借阅等操作。

3.3利用记录

3.3.1查询记录

查询合同档案时，应详细记录查询时间、查询内容、查询人等信息。

3.3.2借阅记录

借阅合同档案时，应详细记录借阅时间、借阅人、归还时间等信息。

四、合同档案管理与利用的监督与检查

4.1监督与检查部门

公司设立合同档案管理与利用监督与检查部门，负责对合同档案管理与利用情况进行定期或不定期的检查。

4.2检查内容

检查内容包括但不限于以下方面：

（1）合同档案归档情况；

（2）合同档案保管情况；

（3）合同档案查询、借阅情况；

（4）合同档案利用审批情况；

（5）合同档案必威体育官网网址情况。

4.3检查结果处理

检查中发现问题的，应及时整改，并对相关责任人进行追责。

五、附则

5.1本制度自发布之日起实施。

5.2本制度的解释权归公司所有。

5.3本制度如有变更，公司将及时发布更新版本。

通过以上制度，可以确保公司合同档案管理的规范化、制度化，提高合同档案的利用效率，为公司的发展提供有力支持。