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优化高校财务报销流程探究

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彭敏

[摘要]首先分析了传统的高校财务报销流程及存在的问题，然后根据流程中的各个环节，提出优化高校财务报销流程的整体思路及具体对策，最后对优化高校财务报销流程过程中需要注意的问题提出了想法。

[关键词]高校报销；报销流程；流程优化

[中图分类号]G647[文献标志码]A[文章编号]2096-0603（2018）28-0048-02

随着我国高校事业的蓬勃发展，高校的办学规模不断扩大，经费来源逐渐多样化，资金总量不断增加，高校的财务工作量与日俱增，业务也日益复杂。不少高校的原有财务报销流程遇到发展“瓶颈”，优化高校财务报销流程迫在眉睫。本文将探究优化高校财务报销流程的对策，力图通过报销模式的改变、报销观念的更新和报销流程的优化创新报销流程结构，解决报销难问题，进一步提高报销效率。

一、传统的高校财务报销流程及存在问题分析

傳统的高校财务报销流程如下图所示，普遍采用的是窗口报销模式，以笔者所在的天津中德应用技术大学为例（以下简称“中德应大”），即：报销经办人将报销单据整理粘贴在已填列好的报销审核单上，根据报销金额对应权限相应签批至相关项目、部门负责人或校领导，再持签批齐全的报销单据至财务结算大厅办理。财务审核人员对金额的正确性、单据的真实性、手续的齐备性及内容的合规性进行审核，审核无误后财务审核人员编制记账凭证，交由财务复核人员复核后出纳付款。若单据审核有误，则告知报销经办人原因并将单据退回。

传统的高校财务报销流程图

传统的高校财务报销各流程存在先后顺序，串行而非并行，必须依序进行、按部就班，报销的过程较为繁琐，耗时长且效率低，存在以下问题：

1.报销经办人如果在流程的第一步即出现发票开具有误或过期、材料提供不全、手续签批不全等问题，至流程的财务审核阶段单据会被退，则整个报销流程都需要重来一遍。

2.目前高校的报销审核体系较为复杂，以中德应大为例，日常经费报销、专项经费报销、跨部门经费报销和横向、纵向科研经费报销所涉及的项目、部门负责人及相关校领导较多，相关领导的审批权限也不同，报销经办人经常不知道找谁审签以及审签至哪一级别。即使报销经办人对报销审签流程较为熟悉，但由于各级领导的办公场所不统一，或因上课、开会、外出办事等原因，导致报销经办人为单据签批疲于奔波，周转于各职能部门，延长了报销周期，影响了报销效率。

3.随着高校资金总量的持续增长，高校的财务核算总量大幅增加。而受制于编制等因素，财务人员的数量和经费的增长幅度不成比例，财务人员制单任务繁重、审核人手较少、经手资金量多的矛盾十分突出。在报销的同时，财务人员还需要做好报销指导工作，不断接听电话、接待随时前来咨询的经办人员，工作思路经常被打断，容易发生错误。工作环境的嘈杂，焦急等待的报销人员，种种氛围也加重了财务人员的心理负担，使得财务人员大脑超负荷工作，影响财务人员报销的效率和服务的质量。

4.会计信息的载体为纸质单据，会计信息的电子化始于记账凭证的编制，当报销经办人要查阅已报销的业务时，只能由财务人员先查询电子记账凭证，找到相应单据的凭证号，再到学校档案部门查阅原始凭证，查询复杂，效率低下。

二、优化高校财务报销流程的整体思路及具体对策

（一）优化高校财务报销流程的整体思路

高校财务报销业务面向高校师生，其流程优化的前提是了解师生的需求，并有针对性地提供高质高效的服务，为师生的报销体验提供价值增值。因此，高校财务报销流程的优化要打破原有的职能和部门之间的界限，力求师生价值的最大化[1]。

优化高校财务报销流程非简单地对某个或某些环节的局部改造，而是应从报销流程的全过程进行最优设计，借助信息化社会的发展要求，引领会计工作走向信息化的路线：打造友好的流程界面，促使师生适应新流程，使财务人员工作更加灵活，降低重复劳动，提供优质高效服务。

（二）高校财务报销流程的优化设计

1.与传统的窗口报销模式并行，引入网络报销系统。当报销业务发生时，报销经办人可以随时随地登录网络报销系统，根据系统内各类报账模板录入报销相关信息（报销事由、金额、附件张数、支付方式等），并将相关的原始单据扫描件（或扫描上传二维码后手机直接拍照上传）作为电子附件上传至报销系统。

2.报销经办人在网络报销系统中提交业务后，系统会根据该笔业务的列支项目及报销金额自动或由报销经办人主动推送至相应领导的自动化办公平台页面中。网络报销系统与自动化办公平台共享财务数据信息，使得相应领导随时随地可以使用电脑或手机进行电子审签审批[2]，打破时间和空间的局限。

3.报销经办人可在网络报销系统中随时跟踪该笔业务的信息传递进度，并得到相应的信息反馈。当该笔业务签批完毕后，系统可自动或由报销经办人主动推送至财务处预约报销系统库。

4.财务人员从预约报销系统库中调取并