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商务智能在藏品管理工作的探索

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严玮

随着社会现代化的飞速发展，计算机信息技术在社会的各个领域都得到了普及和应用。作为社會文化领域的重要组成部分，博物馆及纪念馆全面利用计算机信息技术对藏品进行现代化的数字管理势在必行。在藏品管理工作中对藏品相关信息的业务需求扩大，需要探索建设“实用、方便”的数据库，商务智能很好的融合了先进信息技术与创新管理理念，通过集成的数据进行加工并从中提取能够创造藏品价值的信息，推动藏品管理模式的创新。

一、自助式商务智能在藏品管理中的必要性、技术考量及工具选择。

在新的信息时代下，BigData、大数据这些名词都在大家的身边不绝于耳的响着，据著名的商业调查公司Gartner发布在2014年informationmanagementinthe21stcentury的商业调查报告显示现今85%的信息资料量来自新的资料类型，资料量每五年会增长10倍，若能整合高价值、多元化、新的资讯类型及资料来源至新的现代化资讯管理平台，这将让他们的成长可超过其他同类20%以上。但现今在藏品管理资料世界面临的困难是，资料来源于多处，资料数据量庞大，复杂性与日巨增，可是痛苦的地方是我们的处理时间随着竞争力的提升而缩短，所以我们如果不能把馆藏资料加以正确的判断和分析，将资料转化成发人深省的见解使所有的人都能获得有用的资讯，进而做出正确的判断，这将是非常大的遗憾。

新形势下迎接信息化带来的挑战，扎实有效地做好藏品信息采集工作，是数据化工作的关键，大量的管理工作需要用数据说话，意识到数据的重要性，我馆的藏品数据化工作已有10多年的积累，积攒了大量的藏品数据，基本实现了通过核心的藏品管理业务来实现初步的藏品数据信息化，在实际的工作中，深刻意识到数据的重要性，为了达到藏品管理工作的科学化，需要通过管理藏品的数据信息中建立一定的管理系统来实现业务工作的流程化，对业务工作进行分析和监控，这就需要利用商务智能项目最终实现通过计划、执行、监控、分析统计的科学化工作，更好地为藏品管理工作目标的调整、决策打下坚实的基础。

1.自助式商务智能在藏品数据管理中必要性

在传统藏品的数据管理中也遵循着著名的“二八原则”，即80%的日常报表与数据分析由IT人员在藏品管理系统提供，可以称之为企业商务智能（CorporateBI），另外的20%总是处在等待IT人员开发中或是不在考量范围中。传统的藏品数据管理可以称之为技术式数据管理，数据的分析结果或报表呈现通常都是由IT人员或数据分析师制作完成后交给藏品管理者与使用者。这种方法碰到的困难是藏品在实际管理和应用中会得到各种数据，此部分数据来源多而且复杂，数据模型构建比较困难，而且分析维度难以调整，造成我们的报表与数据分析较不具弹性。所以藏品管理者有一些临时性报表和分析的需求时，通常都不能马上得到。所以找到一种自助式商务智能（SelfServicesBI）藏品数据管理模式是值得大家探讨和研究的，毕竟只有藏品的实际管理者与使用者才知道自己需要的是什么。

根据BRIC商业调查公司2014年10月25日公布的商务智能调查报告，自助式商务智能（SelfServicesBI）的使用者以55%使用量力压企业BI、移动BI、协同BI、视觉BI、串流分析BI、云BI成为数据分析的主流。之所以自助式BI使用量位居第一，主要是因为在时间和成本的因素下，使用者都希望自己去制作报表与数据分析，不必过分的依赖IT人员。

2.自助式商务智能构建的技术考量

在这种模式下数据的创建者和使用者是藏品实际管理人员，此部分人员没有专业的IT知识，因此创构建思路必须使用大家都熟悉、简单而且高效的工具以减少软件采购与人员学习时间成本。此时首先想到的便是一亿办公室工作者都在使用的数据工具Excel。但有几个问题似乎难以解决，Excel最大只能容纳6万条数据、没办法做多维分析、各种藏品管理系统导出的数据都是静态的，好容易做好报表后随着数据的录入，需要再次导出处理数据、如何处理与同事协同工作、如何发布于网络与大家共享。如果能解决好这些问题，那么基于Excel的BI就是最具CP值得解决方案。

3.藏品数据自助式商务智能的生命周期与ExcelPowerBI的组成

使用自助式BI进行报表制作与分析大致可以分为三个阶段，数据萃取、数据建模与分析、数据视觉化三个阶段。ExcelPowerBI是由PowerQuery、PowerPivot、PowerMap、PowerView四大工具组成，在Excel2016中已经内置。而Excel2010与Excel2013需要下载安装。PowerQuery、PowerPivot用来获取藏品数据，两者均可萃取百万行数据，数据类型包括了文件夹、sharepoint清单、网页、AD、