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大数据时代公路系统电子档案管理现状与发展

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摘要：公路是经济社会发展的生命线。公路建设飞速发展的同时，离不开公路档案这个载体，离不开公路档案资料的积累和沉淀。随看信息技术的飞速发展，大数据时代的到来，公路系统档案电子化迫在眉睫，但是公路系统电子档案管理还面临一些困难和问题。本文以大数据时代为背景，结合公路系统电子档案管理实际，通过分析电子档案管理现状，探讨公路系统电子档案管理的发展方向。

关键词：大数据;公路;电子档案;现状;发展

公路是发展之基、民生之本。公路在建设发展中，形成和积累了丰富的档案资料。这些档案资料，真实的记录了公路的建设、发展、取得的成就及在此过程中公路人凝结的智慧和传承的精神。在档案资料中，你可以清晰地看到单位发生过的重大事件、发展中制定的规范性文件、公路人日常的活动等。公路系统档案管理水平决定着是否能为经济发展和管理方式提供有价值的参考信息，随着大数据时代的到来，公路系统档案的电子化也迫在眉睫。大数据是信息技术发展到一定程度的必然产物，影响到了整个社会的方方面面，也辐射到了档案管理领域。在大数据时代中，档案的生成和利用方式发生了变化，档案管理也理所当然需要实现电子化。就公路系统而言，公路的现代化建设需要适应整个社会科技的发展需求，公路系统的档案管理工作也不例外，也需要不断创新，紧跟时代步伐，公路系统要不断加强电子档案管理提高办公效率，为公路发展奠定坚实的基础。

一、电子档案管理的优势

1.能够提高工作效率。电子档案相比传统档案，可实现实时归档，实现了归档的及时性和高效性。就文书档案而言，传统的文书档案归档一般是在公文办结完毕后第一年，是通过手工模式来实现的纸质档案管理的，时间比较滞后，而且需要花费时间进行档案资料的鉴定、整理和归档。而在大数据时代，公路系统大部分单位都使用了档案管理系统和OA办公系统，只需要将OA办公系统中已经办结完毕的电子公文导入到档案数据库，就可以轻松完成电子档案的鉴定、分类和归档，大大缩短了工作时间，提高了工作效率。

2.方便开发和利用。相比传统档案的手工查询方式，电子档案管理的步骤相对简洁，从档案管理系统中进行档案查询也更省时更精准。电子档案的查阅利用不受空间限制，通过大数据技术对电子档案进行管理，在局域网内就可以实现档案资料的共享，解决档案储存利用不能同步的问题，打破了空间限制，提升了档案查阅利用的便捷性，提高了工作效率。

3.能够节约物理空间。传统的纸质档案需要在档案室归档存放，而随着时间的推移，公路系统产生的档案资料数量逐年增加，档案资料的增长速度高于档案资料的销毁速度，档案室的空间越来越拥挤。而电子档案可以將大量的档案资料进行压缩，储存在硬盘上或网络上，节省了物理空间。

二、公路系统电子档案管理的现状

1.档案管理基础设施比较落后。目前，公路系统很多单位的档案室大都多年未进行升级改造，不能满足电子档案管理需要。电子档案管理需要的硬件设备比较落后，往往只配备了电脑、打印机、复印机等简单的办公设备，缺少诸如全文识别功能的扫描仪、档案专业刻录机、能承载大规模数据库的服务器等档案电子化管理的相关设备。

2.档案管理人员综合素质有待提升。在大数据时代下，档案管理人员不单单要掌握档案管理方面的专业知识，还要熟练使用电脑能够利用电子档案管理系统等软件。最好还能进一步开发更便捷的软件系统。但目前公路系统从事档案工作的管理人员基本都存在年龄偏大的情况，对新知识、新技术接受程度慢。还有的档案管理员有专业的档案管理知识，但操作计算机能力不高，对大数据技术的运用能力不够。公路系统大部分单位对档案管理的发展重视程度不够，在事业单位招考中招录的大部分是路桥专业，档案专业很少招录。即使是年轻人从事档案管理工作，大多都是工作后第一次接触档案管理，所以高素质的专业的档案管理人才非常少。

3.电子档案安全问题不容忽视。档案的本质属性是原始记录性。传统的纸质档案内容的原始性很容易被辨别，而电子档案则容易被更改，容易丢失数据，存储介质也容易被破坏，对计算机软硬件的要求高。传统的纸质档案，如果被删改，可以通过书写墨迹以及纸张的新旧程度等进行区别，电子档案则不具备这些条件，在电子档案存储过程中存在操作失误或被篡改的可能。大数据环境下电子档案管理存在非法访问、信息泄漏、资料丢失、数据被破坏等风险。

4.软件开发有待加强。软件在电子档案管理中起着特别重要的作用，因为档案管理系统要与各种办公软件系统进行对接。目前淄博公路系统内部普遍使用的办公软件为OA办公系统，其他的办公软件一般都是当地政府统一使用的办公软件。这些办公软件与档案管理系统之间大都不能实现文件共享，软件对接存在滞后。很多单位使用的档案管理系统比较落后，实现不了远程登录，满足不了大数据时代下电子档案管理的需要。

5.电子档案管理制度不完善