高职院校档案管理信息化建设研究.docxVIP

?

?

高职院校档案管理信息化建设研究

?

?

摘要：本文分析了高职院校档案管理的现状及存在的问题，探究了推进高职院校档案信息化管理的对策，对高职院校档案管理的信息化建设具有重要的参考价值。

关键词：高职院校档案管理信息化建设对策

：G27：A：1003-9082（2019）09-00-01

随着信息技术水平飞速发展，信息化已渗透到社会各个领域，成为我们学习与生活的重要手段。信息技术促进了高职院校教育教学的迅速发展，但是高职院校档案管理的信息化并没有得到足够的重视，相对于本科院校来说，高职院校档案的信息化程度远远不够，成为制约高职院校信息化的重要因素，阻碍了高职院校全面信息化的建设，因此，在信息爆发的时代，高职院校档案管理急需改革，信息化程度亟待提高。

档案管理信息化建设就是应用信息技术开发、管理、生成和利用档案的过程。档案是对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是实践拓展中具有重要价值的信息和资料。档案作为重要的信息介质，为高职院校的发展和科学管理提供了保障。高职院校档案管理的信息化建设具有重要的现实意义。

一、高职档案管理的现状及存在的问题

1.高职档案管理基础设施不完善，信息化程度低

大部分高职院校在档案管理工作中仍采用人工操作方式，不论是档案查阅还是相关数据都不能实现智能化的信息存储，甚至一些高职院校档案管理室内只有电脑和打印机，连必需的扫码器、录入机、投影仪等基础设备都没有，更别说专业的档案查阅和管理系统之类的软件了;即使有的高职院校投入了一定资金，购置了基本的设备，但有调查显示，在管理档案时只是对档案进行目录编排、档案存放等非常基础的工作，而且没有与校外实现互联，没有实现信息共享，使用效率差，档案管理工作仍处于初级阶段。

2.高职档案管理人员信息化水平不高，难以满足信息化管理的需要

目前高职院校档案管理人员，大多没有档案管理的理论常识，缺乏档案管理经验，不熟悉信息化管理技术，缺乏专业的知识技能培训，与兄弟院校间的业务交流也不多。既懂管理，又熟悉信息化技术的人才非常少。档案信息化管理人才的缺失，严重影响了档案管理的成效。

3.高职档案管理体系不完整，未能提供制度上的保障

多数高职院校没有认识到信息化档案建设的价值和作用，对档案的信息化建设还停留在计划阶段，或仅限于设备的购置，对档案信息化管理还未构成体系，各个职能部门的档案归属各部门管理，缺乏沟通和信息共享，缺乏统一管理的相关制度和文件，导致在档案信息化管理工作建设时，无章可依。高职档案信息化管理，缺少制度上的保障，难免出现漏洞和差错;缺乏清晰量化与明确化的指示，导致实际操作中易出现工作责任相互推诿的情况。

二、推动高职档案管理信息化建设的对策

1.加大高职档案管理信息化建设的资金投入，完善基础设施

第一，高职院校应提高认识，重视档案管理的信息化建设，保证专项资金投入。高职院校必须保证档案管理有足够的资金投入，并专款专用，从而为档案资料的信息化存储和信息共享提供良好的发展基础;第二，完善相关硬件设备。档案管理的相关设备，不只电脑、打印机、扫描仪等基础的办公设备，还应具备一定数量的交换器、服务器、防火墙等网络设备设施，这样才能保障档案信息的安全性和档案工作的效率，使档案管理信息化建设工作切实的实施。第三，购置相关的软件，搭建网络平台。档案信息化建设的软件通常包括信息处理系统、档案管理系统及相关的信息化管理程序和流程等。高职院校在购置软件过程中，要结合各自院校档案管理的具体需求，对软件公司提出针对性的要求，保证所购置的相关软件能满足本院校的实际需要，具有可操作性和实用性，避免软件的闲置和资金的浪费。软件的使用将提高档案管理的效率。同时，高职院校要建立档案管理网络，逐渐实现所有档案信息的网络化，扩大网络资源的建设范围，实现档案信息的资源共享。高职学院档案的网络化、智能化，將推进档案管理进入一个全新的发展空间。

2.加强高职档案管理队伍建设，提高管理人员的信息化水平

加强团队建设，发挥团队在高职档案管理信息化建设中的作用，才能使档案的信息化建设落到实处，才能从根本上将信息化建设的进程得以推进。首先，高职院校需引进一些对档案管理有清楚的理论和实践操作能力，对于信息的处理非常敏感且快速的综合性人才，这些人才将引领档案信息化建设的迅速推进;第二，加强对原有人员的培训。高职院校应兼顾人员的专业能力和信息化技能，采取线上与线下相结合的方式，理论与实操相结合的方式，对现有的人员进行全方位的培训，以提高他们的档案信息化管理能力和综合服务能力，保证档案管理工作的质量。第三，加强对档案管理人员的安全意识和必威体育官网网址意识的培养。档案管理人员要注重保护隐私权和利用权，防止信息泄露，同时实现档案资源共享。第四，加强对档案管理人员职业素养的培养。高职院校可通过岗前