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资料室管理规定

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资料室管理规定

1.目的

加强资料的有效管理，规范资料的借阅、领用等手续。

2.范围

适用于公司资料室所有档案的管理和维护。

3.职责

3.1资料室管理员负责对底图、产品型式试验（检验）报告、新产品新技术鉴定验收证书、产品技术文件图纸、合资文件资料、办公设备类资料、电脑软件、书籍的借阅、公司证件类档案及传真机、复印机、上网电脑等的有效分类管理。

3.2资料室管理员须对以上文件资料、设备等进行严格监督管理。

3.3各部门应认真配合资料室的工作，严格遵守资料室的规定，共同维护资料室的正常运作，如出现员工不配

合的现象，资料室管理员有权向其部门经理投诉或反馈给管理部经理。

4.程序

4.1底图的管理

4.1.1归档的底图资料，不得外借，一般只准在资料室内查阅，如因业务需要借出时，必须经其部门领导批准。

4.1.2底图修改时，需持有开发设计部经理批准的“图纸更改通知单”办理借用修改手续。更改通知单上必须有图纸更改图号及更改的具体产品型号和图样代号，资料室按图纸更改通知单提供底图并做好借出记录。

4.1.3借出人员对借出的底图必须妥善保管，不可折叠、不能有污损、不得遗失，除更改标记外不能有其他划改痕迹。

4.1.4借出的底图应在一个星期内归还，逾期不归还的，资料室必须跟踪索回。

4.1.5新归档的底图，归档部门负责人必须填写《文件/资料/图纸归档交接单》（见附件一），资料室核对正确无误后对底图办理入库手续并按规定进行晒印、整理、装订和下发。

4.2产品型式试验（检验）报告、新产品新技术鉴定验收证书的管理

4.2.1原件原则上不借出，在本公司内因业务工作需要，经部门负责人批准后由使用人填写《文件借阅/领用/复印登记表》才可借出，使用完毕应及时归还，资料管理员做好确认登记手续。

4.2.2本公司员工因联系业务需要复印以上报告和证书，经部门负责人批准后，由使用人填写《文件借阅/领用/复印登记表》，可复印登记发放，资料管理员做好确认登记手续。

4.2.3借出的原件资料必须妥善保管，严禁在其内做任何标记，更不得有污损、脱页、缺页，不能遗失。

4.3产品技术文件图纸的管理

4.3.1技术文件资料严重破损不宜使用时，资料员应向部门负责人反馈信息，书面申请办理更换手续，并收回破损的文件资料。

4.3.2试制产品的技术文件图纸在产品完工入库，不再生产或试制鉴定以后，各部门、车间应把试制产品的相关文件资料图纸交回资料室。收回试制图纸后，资料室应重新发放新的图纸资料。

4.3.3一次性生产用图应在产品完工后归还资料室，遗失者需作书面检讨并注明遗失原因。一次性生产用图因遗失或因破损导致不清晰的，可由使用人填写《文件借阅/领用/复印登记表》经部门负责人审批同意后，资料室予以重新复印登记发放，并收回破损的一次性生产用图加盖“作废”章。

4.3.4各部门、车间借阅/领用技术文件图纸资料都应自觉地在《文件借阅/领用/复印登记表》上进行登记，借出的图纸资料必须妥善保管，不准遗失，未经资料室的同意，不得私自转借他人使用或复印。

4.3.5为免却繁琐，借阅时间在1小时以内的图纸资料可以不登记，但需告知资料管理员并仅限于在办公室内使用，用后须自觉归位。

4.4合资文件资料的管理

4.4.1合资文件资料是指：有关合资公司和产品的技术转让合同、商标使用合同、章程、合资合同、可行性报告、协议书、采购合同、授权书等涉及商业秘密和技术秘密的条款、文件和资料。

4.4.2合资文件资料的原件原则上不外借。如因业务工作需要，可由使用人填写《文件借阅/领用/复印登记表》经总经理或副总经理批准后方可借出，使用完毕应及时归还。

4.4.3合资文件资料的查阅必须经部门负责人和经理的书面审批同意。只供在公司内部查阅，查阅时不得摘抄和拍照。

4.4.4合资文件资料的复印件借阅，资料室应做好借阅记录。借阅期限最多两天。当所借资料要继续使用时，必须重新办理审批手续，否则不予以续借。

4.4.5合资文件资料的原件/复印件领用需经部门负责人的书面审批同意，资料室应做好相关记录。

4.4.6合资文件资料在没有得到总经理或副总经理的批准时，任何人不得以任何理由复印或下发。

4.5设备类资料的管理

4.5.1设备类资料的归档，必须提供详细的资料明细清单，并由资料室管理员