中文商务信函写作网站.pdfVIP

竭诚为您提供优质文档/双击可除

中文商务信函写作网站

篇一：中文商务信函写作格式

1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互

间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一

般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、

“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特

殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：

“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐

雅鉴”等等。（顶格写，后面加冒号。）

2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问

候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为

怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、

“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，

为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，

不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。

116

此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、

兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣

逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文

用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）

3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理

想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，

但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注

意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。

（在启词下面另起一行空两格。）

4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全

文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有

进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司

其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如

“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，

或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、

尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙

协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。（过渡一下

更符合礼仪规范）

5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人

与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写

法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单

的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即

216

希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬

祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可

紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格

书写。

6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓

氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”

等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理

王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员

刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印

了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。

对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬

述”等，以表示对受件者的尊重。(通常中文信函写在

结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一

般e-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，

署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写

信人的姓名。

7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自

然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态

度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期—般

写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

1、及时、准确接听/转接电话，如需要，记录留言并及

时转达；

316

2、接待来访客人并及时准确通知被访人员；

3、收发公司邮件、报刊、传真和物品，并做好登记管

理以及转递工作；

4、负责快件收发、机票及火车票的准确