会议接待策划方案.doc

会议接待策划方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：

一、会议主题：

重庆肉协

肉牛产业研讨会

长博集团

二、会议时间：

2014年7月25日—2014年7月27日

三、会议地点：邀请函为准

四、环境布置

（一）会场涉及区域

政府,茶海之心景区，长博生态产业园

五、会议内容

第一板块会议安排

（一）会议时间：2014年7月25日下午

会议地点：现场及长博会议室

会议内容：莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流

（二）会议时间：2014年7月26日上午8：:30-12:00

会议地点：政府会议中心（暂定）

会议内容：

主持人介绍参会来宾，致辞。

县政府领导致辞

介绍重庆长博生态产业园发展规划

遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介

5）做专项研讨

（三）会议时间：2014年7月26日下午14:00-18:00

1）会议地点：政府会议中心（暂定）

2）会议内容：专项讨论

3）会议结束：致答谢辞

（三）会议场地布置：

1）多功能设备：电脑，投影仪设备

2）会议用品：会议记录薄，笔，茶杯

会后合影：

时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按

序下楼，在指定地点合影留念。

第二板块餐饮，住宿安排

2014年7月25日晚宴时间：18:30

住宿地点：茶海之心酒店

2014年7月26日午餐时间：12:00-14:00

晚餐时间：19:30-20：30

住宿地点：茶海之心景区

（三）2014年7月27日早餐时间：8:00

午餐时间：12:00

8：30-12:00参观茶海之心景区

做好部分嘉宾回程工作

晚宴方式：

圆桌形式，10人一桌

菜品：热菜，凉菜，甜品

第三板块交通接送

1驾驶组应全力配合综合协调组

驾驶组负责嘉宾接送（及时对嘉宾的行程跟踪）

嘉宾回程安排：根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜（及时对嘉宾的行程跟踪）

备用车辆准备两辆

第四板块会议接待

（一）工作内容

1、会议议程策划：

2、编撰、印刷会议邀请函

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；

4、会议前期报名的接待、物品分发等；

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；

8、提供机（车）票的订购服务工作；

9、提供专业接待人员服务工作；

10、根据需要，提供其他公务活动服务工作；

（二）、组织机构及职责

1、综合协调组：以行政办公室为组织核心展开工作

（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；

负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系

工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。

（4）负责与本次会议全面对接工作；

（5）负责落实政府领导领导的接车辆安排；

（6）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；

2、接待服务组

工作职责：驾驶组配合协调组

（1）负责嘉宾的接送工作。

（2）负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务；

（3）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送、车（机）票安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导；

（4）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）

3、会议现场保障组

工作职责：

负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排

当地媒体邀请安排

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第五板块内部会议总结

会议时间：2014年7月27日下午

会议地点：长博生态产业园办公楼会议室

会议内容：对此次肉牛产业研讨会做内部工作总结