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公司档案管理制度及流程

为了更有效的的员工人事档案进展妥善管理，有效的保守机密;

同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的

利用档案资料，特制定本管理方法。

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记

表、记录及待遇核定事项审批、笔试、身份证复印件、学历学位证

复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训报告或者考评结果、培训审

批表、员工外派培训合同、外出培训反响表(证书原件)、员工培训

统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关

系，死亡等情形。

1.1原那么：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、标

准。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进展

核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员

进展，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职

员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料

的名称及对档案进展编号，人事档案原那么上是永久保存。

1.4当在职员工的根本资料有变动时(如学历变动、身份证号码

变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复

印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在

其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进展考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收

集、保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真

实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在

盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原那么上三

年前方可销毁(高管及核心人员保存该员工离岗8年止)。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓

员工档案穿插，制电子目录，以便查阅。

2.1档案分为必威体育官网网址与非必威体育官网网址，必威体育官网网址档案制止查阅，只能在档案

室阅览，不得外借;非必威体育官网网址级档案因工作需要查、借阅，须填写

《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准

前方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不

得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档

案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源

部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自

复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记

本》签字登记(附件三)。

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取

证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，

予以惩罚。

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人

事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销

毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准

的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记

并归档，登记表永久保存。

本管理方法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实

施，修订和废止亦同。

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具

有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2.公司各部门负责归档文件材料的收集和，并定期交档案室集

中管理，任何人不得回绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营

管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5.归档文件材料必须层次清楚，符合其形成规律，保持同一案

卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、

胶片、实物等各种载体