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管理制度

国际业务部管理制度

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目录

TOC\o1-1\h\z1 目的、纲要及适用范围 2

2 部门组织设置和岗位职责 3

3 业务工作管理 3

4 客户管理 5

5 应收账款管理 9

6 单证管理 12

7 合同管理 13

8业务用章管理 14

9业务流程管理 15

10 附则 15

目的、纲要及适用范围

为了规范与提升*******公司（以下简称****）国际业务部业务管理，提高公司运营效率与质量，促进公司战略计划的实现，特制定本制度。

本制度由公司国际业务部负责拟定，其解释权及修改权属国际业务部。

本制度从20年月日起执行。

部门组织设置和岗位职责

公司国际业务部部门经理为本部门总负责人，下属业务专员若干，部门经理的直属领导是总经理。

部门经理岗位职责：

2.2.1依照公司的整体发展战略和销售目标，制定外贸部门的发展战略、销售计划，确保完成部门的销售任务；

2.2.2搜集和积累信息资料，分析国际市场形式，选择适合的销售市场，积极推进公司国际业务；

2.2.3根据国际市场发展战略，制定部门参展规划，确保参展效果，提升品牌在国际市场的知名度和市场份额；

2.2.4督促部门业务专员建立健全各类业务台账，加强各类业务合同、协议的规范化管理；

2.2.5组织部门内部专业知识培训，提高团队综合素质，培养能适应不断发展的国际贸易形势的能力。

2.3业务专员岗位职责：

2.3.1负责国际市场客户开发，及时处理客户询盘，对客户提出的需求进行专业的介绍和引导；

2.3.2负责外贸订单从计划、生产、包装、运输等过程的跟踪；

2.3.3根据客户订单需求，制作符合国际标准的出口单证；

2.3.4制作各类相关业务台账，包括客户信息、跟踪进展、采购订单（数量、价格、货期、货款等），整理归档；

2.3.5收集市场信息和用户意见，及时反馈给公司相关部门，对公司市场开发、售后服务、产品质量、新产品开发等提供参考。

业务工作管理

工作计划及执行汇报

目的

为了配合业务计划的实施，加强工作管理的规范性，有效控制工作进度与质量，为相关领导进行工作指导或检查提供依据，各位员工均需制定工作计划并记录实际执行情况。

计划制定时间

工作计划以周为计划单位周期，每周六制定下一周计划。

计划的内容

主要工作内容、涉及人员、时间安排等等。

计划撰写及提交程序

每周六，业务部所有人员根据部门月度业务计划及相关业务发展情况撰写个人工作计划，提交部门经理审阅；部门经理审核后执行。

计划执行汇报

每周最后一个工作日进行工作交流与总结

目的

为了对阶段性工作情况及时总结与回顾，交流方法和经验，以提高工作效率及质量，并对下阶段工作开展提供指导，定期进行工作交流与总结。

类型

工作交流与总结分年度与月度两类。每月最后一个工作日对上月工作进行小结，每年一月对上年工作做总结。

程序

每月最后一个工作日前，业务人员对上月工作情况做简单的书面总结，交部门经理；年度总结应在按照公司统一要求的时间点前完成并提交。

部门经理组织开展内部交流会，对本月工作完成情况进行梳理和回顾，提出工作建议，撰写部门月度/年度工作总结。

客户管理

客户的拓展

种类

客户拓展包括新客户的发展和原有客户业务范围的发展两类。

原则

客户的拓展应本着成本效益原则，并重视行业优势的培养与发展。

对于现有业务量较大、未来发展潜力较大或客户所处行业是公司未来发展重心的客户应进行重点拓展。

为了降低经营成本与风险，客户的信用状况、地域分布、地理位置（周边基础设施状况）等应作为是否列为开拓重点的依据之一。

责任

各业务人员负责客户拓展工作；部门经理进行督导，必要时提供一定的支持。对于非常重要或发展难度较高的客户，可向总经理申请支持。

客户档案管理

原则

对所有的客户都应建立相应的档案；

客户档案必须及时、完整、真实地反映客户信息：每笔交易都必须按实际进度及时全面地记录；客户基本信息的变化也应及时反映，并提出相应的措施。

内容

客户档案包括客户基本信息、交易记录、客户政策记录等内容。（见客户管理档案）

责任人

业务人员负责做好客户档案的记录与整理，并按时向部门经理提交；

部门经理负责督导业务人员做好客户档案管理，并完成本部门客户档案的汇总与管理，接受总经理审查，同时确保客户档案的安全性。

客户分析与评审

种类

客户评审分年度定期评审与特殊要求评审两类。

对于长期稳定的客户，在每年年底进行统一分