企业档案管理标准.docVIP

可编辑范本

企业档案管理标准

企业档案管理是企业管理的一个主要部分，为促进企业档案管理向标准化、规范化、现代化发展，特制定本标准。

1主题内容与适用范围

1·1主题内容

本标准规定了企业档案管理的体制、人员配备、各种文件材料积累与归档、信息开发和利用。

1·2适用范围

本标准适用于公司内各种门类、各种载体的档案管理。

2引用标准与政策规定

《中华人民共和国档案法》

《山东省档案条例》

3术语

企业档案：是企业在各项管理、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案分类：是根据档案的共同点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。

类目标识：识别与区分档案类别的符号。

管理职能

4·1在总经理领导下，综合管理部负责全公司的档案管理工作。

4·2档案管理人员一律专职，各职能部室所辖资料要配备兼职档案员。专、兼职档案员分别负责所辖范围内的文件、资料的管理及整理归档工作。

4·3公司各类文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。对部门档案工作中拖沓散漫、丢弃遗失等不负责任的行为，综合管理部将追究其相应责任。

4·4档案工作人员要参加公司的科研成果鉴定、新产品定型、基建工程竣工验收、设备开箱验收等重大活动和相关会议，及时掌握文件材料的形成整理情况，履行档案工作人员的监督和指导职责，相关部门应给予大力支持和配合。

4·5公司新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时有关专业部门应会同档案室检查验收文件材料，并及时归档。

4·6公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时交本部门档案管理人员，以便归档。

5企业档案分类编号

5·1分类原则

以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形式特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与利用。

5·2一级类目的设置

根据本企业的需要，可设十二个一级类目：

A.党群工作类

B..行政管理类

C..经营管理类

D.生产管理类

E.产品及产品质量管理类

F.科学技术类

G.基本建设类

H.设备仪器类

I.会计档案类

J.人事档案类

K.实物档案类

I.声像档案类

5·3二级和三级以下类目设置

5·3·1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类档案分别按工作性质(机构)分类设置二级类目。

5·3·2产品及产品质量管理类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产品型号设置。

5·3·3科学技术类档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置。

5·3·4基本建设类档案二级类目按工程用途设置，三级类目按建筑项目设置。

5·3·5设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类设置，三级类目按设备仪器型号设置。

5·3·6会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计帐簿、会计报表二级类目。

5·3·7人事档案按部门、班组分别设置二级类目；三级类目按部门、班组中的个人进行设置。

5·4类目标识

5·4·1一级类目采用英文字母标识。

5·4·2二级及二级以下的类目采用英文字母和阿拉伯数字1——9或01——99标识。

5·4·3类目层次中间隔号“．”。

6管理内容与要求

6·1文件材料的形成

6·1·1综合管理部要依据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档制度。

6·1·2党、政、工、团等形成的文件材料由各职能部门的兼职档案员按归档范围组好卷，向综合档案室办理归档手续。

6·1·3企业生产活动中形成的科技文件材料(含微缩胶片、照片、录音、录像等)由有关人员负责积累、整理归档。

6·1·4各管理部门应将文件材料的形成、积累、归档等工作纳入生产、科研、经营管理等工作活动中。

6·2企业档案的归档范围应符合上级有关规定和要求。

6·3归档的文件材料必须完整、真实、系统，符合形成规律。

6·4归档时间

6·4·1产品试制、课题研究、基建工程或其它技术项目，在任务完成后告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，交综合档案室归档。外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收后，要即时登记、安装调试后归档。

6·4·2各项管理工作中形成的文件材料，在每年6