项目档案的收集和整理(1).ppt

项目档案的收集和整理;提纲：;参考文献：;一、项目档案的基本含义及其作用;二、项目档案的管理要求;三、项目文件的收集;4、施工单位

负责施工文件和竣工图，并负责将收集的工程文件整理汇总后向建设单位移交。施工单位收集项目文件的主要任务是：

（1）施工各分包单位（或施工队）是施工文件的主要形成者，也是项目文件的收集单位，负责将自己形成的工程文件收集齐全汇总后向总承包单位移交。

（2）施工总承包单位接收各分包单位和各施工队归档的工程文件，整理汇总后负责向建设单位移交。

（3）工程承包单位是几家时，各承包单位将承包工程形成的工程文件收集齐全汇总后，分别向建设单位移交。

5、监理单位

（1）负责收集各种监理文件，并汇集整理后向建设单位移交。

（2）负责监督、检查项目文件的收集??完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料。;（二）项目文件的收集范围

反映与项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体及文件，应收集齐全，归入建设项目档案。其具体范围按附件执行。

（三）项目文件的收集要求

1、文件收集要与建设同步进行，做到及时收集。

及时完成项目文件的收集是收集工作的一项最基本的要求。项目文件是按建设程序逐渐形成的，每个阶段完成后，各单位负责档案收集的部门应当及时将本阶段形成的项目文件进行收集。一般采用随时收集和集中收集相结合。;2、文件数量要齐全

（1）要确定工程文件的基本内容。

（2）不仅要采取文件登记制度,还要注意收集登记以外的文件。

（3）要重视项目文件的鉴定。

3、文件内容要真实

在项目文件及时完成收集的同时，必须注重每一份文件的真实性，这是收集工作中要特别强调的。因此，在收集工作中保证工程文件内容的真实性应注重以下几个方面：

（1）原件的收集

原始文件是档案的基本要求，因此，在收集工作是要特别注意原件的收集。

（2）文件的标准化

（3）后补文件的处置;（四）项目文件收集方法

1、分阶段收集

2、按专业收集

（1）按专业分类

施工文件形成后按专业分类，从收集时就应重视这个问题。比如房建工程可按土建、电气、给排水、采暖、通风空调、建筑智能化、电梯等专业；再如竣工图，可按设计施工图的序列进行专业分类，利于竣工图的编绘，也能与施工图互相参照。

（2）按专业汇集

按专业分类后，其收集工作就应按专业进行。

（3）按文件内容（施工步骤）分开

将汇集起来的同一专业内容的施工文件按文件的性质予以分开。例如土建专业可分为地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面等分部工程，应按分部工程将文件分开，即使是同一内容的文件也应按形成时间先后顺序排列，既便于管理、使用，又便于将来项目档案的编制。;3、按单位工程收集

建设项目由一个或者多个单位工程组成时，项目档案立卷是以单位工程为基本组卷单位，同样，在工程文件收集时应遵循按单位工程收集的原则，即工程文件在收集时一定严格按单位工程分开，尤其几个单位工程同时施工时更要特别注意。如果一个建设项目有时因工程性质、方便施工、分段施工等人为的原因，将一个建设工程分成若干个事实的单位工程，此时，一般按事实的单位工程进行工程文件的收集。

（1）按方便施工使用进行收集。

（2）按分段施工时间进行收集。

（3）不同载体同时收集。;（五）项目文件质量要求

1、归档的项目文件应为原件。

2、项目文件内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、项目文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4、归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5、项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。如有不耐久字迹的文件材料，需复印附在原件后再存档。

6、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像要清晰。

7、录音、录像、照片及文件应保证载体的有效性，并附以必要的情况说明。

8、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。;四、项目竣工文件的编制;（二）竣工图