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如何管理供應商

采购有些郁闷,供应商不听指挥,叫往东,偏往西,对着干,货不对板,延迟交货,质量时好时坏,总之是变着花样玩.个中原因,不可能全是供应商的问题.

供应商靠客户供货来赚取利润,客户就是供应商的衣食父母,客户的指令是必须尊重并执行的.这大家都知道.但在具体实施过程中,常会遇到其它各种因素的影响.出现偏差,一旦引起交货延误,采购最头痛的事就来了.要想供应商乖乖听话,与供应商关系融洽,又保护好自己,采购到底怎么做.

第一步:准备充足,预防在前

在下采购单时,先了解清楚产品的特点及可能会出现的问题,这个可以请工程部,开发部,技术部.QC/QA等部门协助,有FEMA.QPAP..PPAP工具及TS体系的会便利些.要是你认为这些工作不关你事,那下面也不用看了.

在尽可能多的考虑到影响产品质量,交期等不利因素的前提下,下单前与供应商先做一书面沟通,就各不利因素一一提出解决方案,确定无误后,再与其协商确定生产周期.

向供应商交待:产品在准备,生产过程中,如出现不利因素,必须实时知会,在此之前,要知道相关负责的是谁,并确信他们从老板到

操作工都有你的联系方式,采购不具体负责技术,但电话是24小时开着,电话号码直接张贴到生产位上,不管事情大小,只要对生产产生不利影响,供应商任何人都可以并且必须随时通知本人.将供应商说的问题记录下来,以快速书面反映到技术部门,生管直至老板处,此处极是关键!它能使你将来少很多麻烦:采购不对技术质量负最终责任,所以当采购提前充分反映了问题后,一旦技术部门或供应商不能解决而引起的后果,包括质量,交期,采购是不用负责的,上司有火也只能找别人发,有了这第一层保护壳,你是不是心里很踏实呢

在我们前期做好了准备工作,协同供应商就产品的特殊性,最容易出现问题的地方做了解与安排.

第二步:充分沟通

充分沟通的目的,首先是确保供应商准确无误的理解采购内容,包括型号,色泽,数量,质量要求,供货进度等等.怎么确保?文字记录.其次,充分沟通,还有起到责任区分的重要作用.

这里做个解释,说明一下站在老板的角度是怎样区别责任的:抛开道德层面,老板通常从责任心,业务水平两个方面评判员工,交待一个工作给下级,下级是否执行,是责任心问题;执行顺利与否,是水平问题.

当采购出错被老板训的时候,会把错误归为水平问题:我不是做了吗？怎么说我没做呢?我都说了啊,供应商自己听错了啊,我只是

少打了个电话,供应商没有做好而已,又不是我做我有什么办法?我还是很负责的,我好伤心好委屈啊,我这么辛苦的加班加点,这老板真它妈不是人.这就是老板与员工在思维上的差异.在老板看来,没做好就等于没做,因为结果摆在那里.所以为什么员工有时会觉得委屈,概莫如此.

与供应商的沟通一定要充分并形成文字纪录,既然是沟通,就切忌将自己的主观意识强加给供应商:被采购强X的供应商会在长时间内记恨在心,在适当的时候会报复,这是多年血的教训.

供应商本身的主观意愿一定是想按时做好交货,要善于引导供应商积极配合.

采购本身应该不易出错,但实际工作中却经常挨训,为什么?很多时候就是被”以为”害了.与供应商打交道,最忌”以为”两字.采购出错,很多时候就犯在以为上,以为他听懂了,以为他收到了,你以为他知道,他以为你知道,以为没有问题,以为不会出事,以为能按时交货,不是吗？一解释起来,全是以为.就是没有确认,最终不能确定,怎么讲也讲不清.如此一来,采购把责任往哪去推?只有往供应商那推,供应商会买帐吗？供应商会不恨你吗？

人和人打交道,就是沟通.而充分有效的沟通,才能保证主观上出错的几率最低.把能讲的事讲完讲到位,并形成双方确认的书面记录,出了事,是谁犯错一目了然,采购能出什么错?这时采购的责任可以推个一乾二净,这是采购的第二层保护壳.

第三步:引导与友谊

工作是人在做,人有七情六欲,人与人的关系最终决定一切.采购与供应商的感情好坏,直接影响到工作.

要让供应商听从你的指挥,就特别要善于引导,并建立友好的人际关系:

1,取得供应商的尊重:首先在态度上尊重对方,留给对方合理的利润,足够的生产时间,充分的改进空间,在某些情况下站在供应商的角度考虑,不要催逼,威协对方.在供应商出现质量问题,交货延误,首先反省自身对供应商管理是否合理,前期工作是否准确以位,勿一味斥责,责怪,发泄,耍态度,凡事协商处理.

2,建立友好的关系:心态平和端正,因为事实上绝大部分时候,采购员比老板难打交道.把供应商当成自己,他做好了,自己也做得好,交流时随和随意,不要欺骗对方,是怎么样就是怎么样.不会有供应商故意和采购过不去,除非是对采购极度不满.

3,原则与灵活性:万事没有绝对,勿在两者之间走极端.做到原则性强,做事有理有据,说话算话,同时也敢于承担