TWHGX 008-2023 档案信息化管理规范.docxVIP

ICS01.140.20CCS R01

团 体 标 准

T/WHGX008—2023

档案信息化管理规范

2023-11-10发布 2023-11-15实施

武汉市高新技术产业协会 发布

T/WHGX008—2023

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I

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II

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目 次

前言 II

范围 1

规范性引用文件 1

术语和定义 1

总则 2

应用系统基础设施建设 2

电子文件管理 3

必威体育官网网址管理 4

前 言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》给出的规起草。

本文件的某些内容可能涉及专利，本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本文件由武汉市香芋科技有限公司提出。

本文件由武汉市高新技术产业协会归口管理。

本文件主要起草单位：武汉市香芋科技有限公司、武汉工程大学、南京芋宁慧联科技有限公司、遁一慧联（武汉）科技有限公司。

本文件主要起草人：魏哲、谢莎莎、叶晟喜、周辉、赖元元、章欢、郭志明。

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档案信息化管理规范

范围

本文件规定了档案信息化管理的总则、应用系统基础建设、电子文件管理。本文件适用于档案信息化的管理。

规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件。不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T

11822

科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T

18894

电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T

22239

信息安全技术网络安全等级保护基本要求

GB/T

22240

信息安全技术网络安全等级保护定级指南

GB/T

29194

电子文件管理系统通用功能要求

GB/T

39784

电子档案管理系统通用功能要求

DA/T

31

纸质档案数字化规范

DA/T

46

文书类电子文件元数据方案

DA/T

47

版式电子文件长期保存格式需求

DA/T

50

数码照片归档与管理规范

DA/T

58

电子档案管理基本术语

DA/T

70

文书类电子档案检测一般要求

DA/T

78

录音录像档案管理规范

术语和定义

DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件

电子文件 electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、信息化加工、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子档案 electronicrecord

具有凭证、查考和利用价值并归档保存的电子文件。

元数据 metadata

描述电子文件的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

总则

总体要求

电子文件与电档案管应坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全必威体育官网网址的的管理原则。

应建设、配备必要的档室信息化基础设施和应用系统，为电子文件与电子档案管理提供技术保障。

应基于安全的网络环境和离线存储设备实施电子文件和电子档案管理，保障数据信息安全。

电子文件及电子档案管理系统功能的规划设计，应符合GB/T29194、GB/T39784等标准的规定。

工作原则

可靠性原则

电子文件与电子档案，应由经过授权和确认的法定形成者在既定的业务活动中，在特定的时间内，通过经过安全核验的系统生成。

规范性原则

电子档案管理应明确管理和技术要求，对电子档案的形成、归档、保存、利用等全过程进行控制，做到各环节程序规范。

合规性原则

电子档案的内容数据、元数据及管理数据等要素，均应符合相关标准要求，各组成要素齐全、完整、规范、可读。

安全性原则

电子档案管理，应符合国家档案开放规定以及有关规定，加强档案数字化各个环书的管理工作，确保数字化档案的安全。

元数据

业务系统与电子档案管理系统应内置元数据方案，并实现元数据的传输、解析、交换、利用。

元数据的捕获方式和捕获节点应在业务系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规划，实

元数据的捕获方式包括直接提取、计算写入、默认赋值及人工录入等。

元数据的捕获节点包括但不限于:项目电子文件管理生命周期中的捕获、归档、接收、整理、保管、利用、鉴定、处置、移交等各个节点。

电子文件归档时，应同时归档对应的元数据，确保元数据与所描述的项目电子文件之间的关联关系。

电子文件与电子档案元数据的设置应根据DA/T46的要求,设置文件实体、机构人员实体业务实体、关系实