文件管理程序.pptxVIP

文件管理程序 李巨性 2008年5月20日 文件管理的基本原则 • 该说的一定要说到 • 说到的一定要写到 • 写到的一定要写好 • 写好的一定要做到 • 做到的一定要查到 • 做到的要做得更好 • 一是从服务对象的 角度出发 ， 满足需 求； • 二是把正确的事情 做好 ， 做仔细； • 三是持续改进 ， 不 断适应新的变化。 质量的核心是什么 • 我们需要的是货真价实 ， 而不是物 美价廉。 • 文件的功能就是指导和约束 ， 一是 指导怎么做 ， 二是证明你做没做。 • 在文件管理上应遵循的原则： 上级 不专权 ， 同级不侵权 ， 下级不越权， 该谁的事谁干。 文件管理的目的 通过对质量管理体系有关的所 有文件和资料的控制管理 ， 确保本 站使用的文件都是有效版本 ， 具有 适用性、系统性、协调性和完整性， 使本站质量管理体系各项工作有序 进行。 站质量管 理体系文 件和资料 的管理与 控制。 • 适用于本 适用范围 各级职责 • 站长负责有关质量方针、质量目标等质量手册、 程序文件的审批和发布。 • 质量管理副站长负责质量手册和程序文件的审核。 • 业务管理副站长负责各科室质量体系文件的审批。 • 业务科负责各科室质量体系文件的审核。 • 质管科负责质量手册、程序文件的编写 ， 并负责 本站质量管理体系文件的收集、分类编号、整理、 发放、 回收、存档 ， 负责对现有质量管理体系文 件的评审与更新。 • 各科室按各自职能 ， 负责相应体系文件的编写和 管理。 工作程序 • 文件和资料的编写与批准 • 质量管理体系文件和资料的分类编号 • 质量管理体系文件和资料的发放与使用 • 质量管理体系文件的保管和借阅 • 质量管理体系文件的有效性控制 • 质量管理体系文件的更改与回收 • 质量管理体系文件作废的处理 • 法律法规和外来文件的控制管理 文件和资料的编写与批准 • 有关科室意见的基础上进行 ， 以确保其适 用性和有效性。 • 质量管理质量管理体系文件和资料的制定 必要时应在征求体系文件中的质量手册 、 程序文件 、科室体系文件和操作规程的编 写 、 审核 、批准与发布按下表执行： • 质量管理体系涉及的其它文件和资料的制 定 、 审核 、批准权限 ， 根据有关质量管理 体系文件中的规定执行。 文件名称 编写人 审核人 批准与发布 质量手册 质管科 质量副站长 站长 程序文件 质管科 质量副站长 站长 质管科体 系文件 质管科 质量副站长 站长 各科室体 系文件 科室负责 人等 业务科科长 业务副站长 操作规程 和记录 岗位工作 人员 科室负责人初审 业务科科长复审 业务副站长 文件和资料的编写与批准 • 质管科负责将所有的质量管理体系文件和 资料统一分类 、编号 ， 方法如下： • ⑴质量手册： SLBC/QM-01 • ⑵程序文件： SLBC/QP-01 ， SLBC/MR-01 • ⑶操作规程： SOP/Code-01 • ⑷质量记录（表格） 编号： QR/Code -001 质量管理体系文件资料的发放与使用 • 质量管理体系文件发放的范围体现在《文件发放 登记表》 中 ， 由质管科拟定 ， 质量副站长批准后 ， 质管科发放。 • 质量管理手册、程序文件和操作规程应根据其使 用者的不同分为受控和非受控两种 ， 受控的体系 文件加盖红色“受控 ”印章 ， 非受控的体系文件 不加盖印章 ， 本站对非受控文件不进行定期评审、 补充和更改。 • 加盖有受控文件印章的质量体系文件不得私自复 印 ， 如因工作原因需要增加领用质量体系文件， 应向质管科提出申请 ， 按照5.3.1中规定增加发放 范围。 质量管理体系文件的保管和借阅 • 质量管理体系文件的受控原版由质管科统 一归档保存。 • 质量管理体系文件的受控副本 ， 由持有人 负责保管。 • 如本站内部职工需要暂时借阅某种质量管 理体系文件和资料 ， 应向质管科申请 ， 并 办理借阅及归还手续 。所有文件一律不得 借出站外。 • 所有质量体系文件均由档案室存档一份。 质量管理体系文件的有效性控制 • 1、为确保本校质量管理体系文件的有效性能够得 到控制 ， 对其可采用版本号、修改状态号进行控 制 ， 版本号采用大写英文字A、B、C……表示， A表示第一版、B表示第二版……； 修改状态用阿 拉伯数字0、 1、2、3表示 ， 0表示未修改、 1表示 第一次修改、2表示第二次修改、3表示第三次修 改 。版本号与修改状态号之间的关系为： 每版每 项文件和资料同一版内