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有效会议管理 ——会议筹备(二) 1 5月份是鲜花盛开的季节，某市的精神文明表彰 大会选在5月上旬的一天召开。开幕这天上午，市政府 礼堂主席台上摆满了鲜花，台下参加大会的人员已坐 满了所有的坐椅，领导同志也到休息室等候，会场播 放着悦耳的歌曲。这时距预定的大会开幕时间还有15 分钟。 负责这次大会会务工作的室政府办公室田主任习 惯地在会场周围巡视了一遍，检查有无不足之处。一 位记者走到他身边提出建议，说主席台的背景两侧应 插上红旗才显得庄重。 2 田主任一想： “有道理，我怎么原先就没有考虑到 呢！ ”于是他立即将全体会务人员调到主席台上，要求 重新不止主席台，搬走部分鲜花，在主席台背景两侧 各插上3杆红旗。当场有同志告诉他，只剩15分钟大会 就要开幕了，恐怕来不及改动。田主任却自信地说： “ 时间是够用，干吧！ ”主席台的红色大幕被重新拉上了， 只听见里面响起一阵杂乱的搬动声。 3 然而， 15分钟已经过去，主席台并没有像田主任 估计的那样在预定的大会开幕时间之前就重新布置 好，大会被推迟了近20分钟才开幕。市政府领导对 此很不满意，批评了市政府办公室主任。这件事在 与会者中也造成了不良影响。 讨论： 1、为什么大会会延迟开幕？ 2、田主任的决定存在什么问题？ 4 从四面八方来的负责人差不多到齐了。李董事长环视会场， 与到会的下属不断点头问 好，满脸微笑。 “都到齐了吗?” 他问秘书小张。 “都到齐了，整二十位。 ”小张说。 突然， 董事长脸上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一会，一声 不响地走出了会 议室。 张秘书一下子紧张起来，也跟着走了 出来。与会者只得坐在那里等待。 “董事长”张秘书轻声叫 道，等待指示。 “小张，会场上怎么有股生人味?”董事长问。 “生人味?”张秘书不解地问。 “好像有不该参加的人来到了 会场。 ” “不会吧， ”张秘书说， “名单您审定过，这里 是您的签字。来的都是各地经销处的负 责人。 ”他拿出经董 事长审定的名单，递给董事长。 5 案例分析2 会场里“生人味” 董事长没有接过名单，问道： “坐在我对面的那日本人怎 么也到会了?” “他是我们东京的代销商。 ” “代销商和经 销处长一样吗?”董事长严肃地问， “你难道不知道今天会议 的议题?” “今天是研究海外市场促销对策……” “这是本公 司的核心机密。代销商只是合作伙伴，并不是本企业的成员， 更不是研究 企业经营决策的核心成员。内外有别啊!”董事长 说。 “名单上有李明，这代销商的中国名字也叫李明……” “好了!你呆会儿认真地再看看那名单吧！ ”董事长一挥手说： “现在，你说该怎么办?” 6 小张待董事长离开后打开名单一看，除各销售处长的名单 外，董事长亲笔加了“请东 京的李明同志到会”一行字。东 京的李明同志是指公司派往东京的市场调查员。而日本的 野 田二郎虽也叫“李明” ，但不是“同志” ，只是合作者。 7 如果你是秘书小张，你该怎么处理这个问题？ 8 “现在，现在能不能由我通知日本人让他退出会场?”张 秘书说。 “你说呢?”董事长反问道。 “这样好像不妥，会 影响关系的。 ”张秘书说， “是不是能改变会议议题?” “ 现在也只有这样了。 ”董事长说， “今天上午的议题改为介 绍东京代销商野田二郎先 生与各 经销处长认识，交流经销经 验。主要请野田先生讲东京的市场状况和他们的对策，我 介 绍中国“三十六计”在日本商场的运用。用半天务虚，下午正 式研究问题。你通知公关 部下午派人陪野田游览市内风景名 胜，并通知公关部下午派人陪野田到张家界国家森林公 园去 游览三天。三天后我抽出时间，再与他单独研究如何拓宽双方 的合作。 ”说罢，董事长 快步走进会议室。 9 案例分析2 会场里“生人味” 董事长的处理方法否合理，请进行分析。 10 会场里的“生人味”是由于筹备会议的秘书人员没有认真 领会领导的意图，没有根据 会议的主题和内容审定与会代表资 格造成的。秘书人员工作上的疏忽使得不该参加会议的 人前来 参加会议，应该参加的人反而没能到会，若不及时处理，可能 造成会议具有必威体育官网网址意 义的内容泄露出去，出现消极影响，甚至 给组织造成损失。 “会场的生人味”同样警示我们做好会议事务，马虎大意是要 不得的。 11 再者， “会场的生人味”让我们懂得召开一次会议，准备 几个议题的重要，它可以在情 况发生变化时救急或减少不必要 的损失。在这一案例中，如果董事长不因野田二郎的“生 人味