外部提供过程控制程序.docVIP

PAGE 1 目 的 对公司服务物资采购、服务外包提供及供方进行控制，确保采购的物资和提供的外包服务符合规定要求，以保证服务质量。 2 范 围 适用于公司对影响服务质量的物资采购、服务外包及其供方的控制。 3 职 责 3.1物业管理部负责物业服务所需物资供方的评价、选择，物资的采购及物资的验证。 3.2物业管理部负责组织对外包服务的供方的评价、选择，外包合同的签订及定期评价。 3.3物业管理部、工程维修部负责参加物资供方和外包服务供方的评价、选择及定期评价，负责外包服务的供方服务质量验证。 3.4主管副总经理负责批准合格供方名录。 4 工作程序 4.1采购物资 4.1.1采购物资分类 根据对服务质量影响程度可将采购物资分为： a) 重要物资：维修建材、五金、机电、配件及工作服、保安器材等； b) 一般物资：除重要物资以外的物资。 4.1.2采购物资的审批 a) 各管理站每月末负责制定下月保安、维修、保洁、绿化、办公工具、用品等物资计划。 b) 物业管理部每月末负责审核各各管理站所需物资采购计划，并安排专人采购。 c) 库管员审核采购物资的需求计划与库存量对比，避免物资积压。即对各部门报来的采购计划整理、核对、库存后，填制“采购申请单”，一同上报总经理批准。“采购申请单”应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。 d) 财务部负责审核采购申请单的资金使用计划及暂支款项计划。 e) 总经理审批各种物资的采购计划及暂支款项计划。 f) 物业管理部、财务部、物业管理部、工程维修部、物业管理部所需的办公工具、用品用量虽少，但每月仍需制订采购计划，并由各部门根据库存填写采购申请单，上报总经理批准后实施采购。 4.1.3采购实施 a) 物业管理部负责实施采购。对于重要物资，应由“合格供方一览表”中选择供方。 b) 采购前采购员应检查采购资料是否齐全，审批手续是否齐全；是否注明物资名称、型号、规格、数量、用途，供方名称等，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。 c) 采购员根据物资采购资料的内容，在综合考核价格、交货时间、质量保证、售后服务等情况后实施采购。 d) 当维修出现应急事故需采购应急材料时，参照《维修急需材料采购指导书》，由物业管理部实施采购，并进行记录。 e) 物资采购完成后，采购员应通知各主要用料部门、库管员进行验收入库，并将验收结果及时填入“商品验收单”中。 4.1.4采购物资的验证 4.1.4.1对采购的物资可以有如下几种验证方式： a) 由库管员和采购人员进行进货验证。 b) 由业主或物业使用人在本公司现场实施验证。 c) 由本公司在供方现场实施验证。 对后两种情况，各管理站应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。 4.1.4.2验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。 4.1.4.3 验证活动的实施 a) 库管员依据审批后的“采购申请单”，对采购回的物资进行入库验证。 b) 验货人员根据物资的分类，按照“物资入库验收方法”，对数量多的物资，可采取抽验的方式进行验收；数量少的物资采取逐个验收。 c) 在验收中，对于包装物出现无标记、有受潮、水迹、油污、破损等异样，必须打开包装进行验收。 d) 由库管员进行记录和保存，对验收中发现的不合格产品按《不合格品控制程序》执行。 e) 验收入库后的物资由库管员按照《仓库管理制度》进行管理。 f) 采购回来的物品必须经过验收符合规定要求才能用于设备维修等日常管理服务。 g) 业主或物业使用人的验证不能免除本公司提供合格物品的责任，也不能排除其后业主或物业使用人拒收的可能。 4.1.5采购信息 4.1.5.1采购信息应清楚表述拟采购的产品，必要时包括： a) 产品采购批准的要求。 b) 对产品的验收要求。 c) 适用的质量管理体系要求。 d) 其他要求，如价格、数量、交付、人员等。 4.1.5.2本公司的采购文件包括：“采购计划表”、“采购申请单”，由物业管理部库管员保管。在与供方沟通前，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。 4.1.6 采购前的市场调查 4.1.6.1对常用和重要的物品的采购，应根据市场情况进行价格调查，并进行多家对比，建立市场指导价信息，对采购审批予以指导和参考。 4.1.6.2 对常用、敏感材料的使用，不定期进行检查，掌握需求情况，便于内部成本控制。 4.2服务项目分承包 4.2.1公司物业管理日常服务有如下分包项目： a.) 垃圾清运处置，化粪池清掏。 b) 电梯等机电设备维修、保养。 c) 公共设施、房屋本体维修、保养。 4.2.2物业管理部代表公司与供方签定《服务项目分包合同》，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。 4.2.3对供方服务的