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Word 项目资料管理制度 工程项目资料管理制度 1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归 类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的 收发,负责编制名目,分发清单,全部施工图的持有人应对图纸的修改, 变更准时标识。 2、全部文件资料由文件批准人确定发放范围和份数,文件发放 人应填写 《文件和资料发放登记表》,按发放范围和数量发放文件, 并做好编号及登记。 3、文件领用人在收到文件和资料时,应在文件发放的表格上登 记签字。 4、在发放过程中,文件使用部门应准时撤出作废/失效文件。 5、当文件使用人的文件破损严峻,影响使用时,应向文件发放部 门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件、编号不变,文件发放部 门应将原破损文件收回处理。 6、文件使用人文件丢失后,应向文件发放部门办理补领手续, 在补领申请时必需作出书面说明,文件发放部门在补发文件时应重新 进行分发编号,并注明作废。 7、在用有效文件掌握清单项目部办公室负责编制管理性《有效 文件掌握清单》,项目工程部负责编制技术性 《有效文件掌握清单》, 以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。 8、文件和资料的更改 第 1 页 Word a.当文件和资料需要更改时,应由文件更改人或更改部门填写 《文件和资料更改申请表》,说明更改的理由根据和更改内容,如更改 涉及其它部门时,应重新会审。 a.文件更改原则上应由原审批人审批,当原审批人不在或需指 定其它人员审批时,则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有 关背景资料。 a.经更改审批的文件,由审批人填写《文件和资料更改通知单》, 并发至有关部门。 d.文件持有人依据 《文件和资料更改通知单》的指令,直接在文 件的相应处进行更改,但应确保内容的正确、清楚,并将 《文件更改通 知单》附于文件后或收回原文件,并做好发放登记。 a.文件更改后,文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。 a.文件更改应做好记录和标识。 9、作废的文件应加盖 “作盖”印章,已作废、失效的文件应在 文件的使用场合中撤出。 10、文件和资料的保管 a.文件和资料持有人应妥当保管好所用的文件资料,防止丢失、 损坏,若损坏丢失应向主管领导报告,批准后按二.5和二.6办理。 a.文件资料的存档按公司档案管理方法规定办理。 a.文件管理人在调离岗位或存档时,必需移交全部文件,并作好 文件移交记录。 11、文件和资料的使用掌握 第 2 页 Word a.文件和资料需要时,由需要人填写《文件和资料复印审批表》, 应经主管部门或部门负责人批准,规定复印的份数、编号,发放应做好 记录和登记。 a.需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》, 经文件管理部门负责人批准后方可借阅,借阅后必需准时归还,文件 一般状况下不外借,如确需外借,需经主管领导批准。 市档案馆工程项目资料管理制度 市档案馆工程项目资料管理制度 为加强本项目施工技术管理,完善工程质量技术资料的收集、存 档工作,保证工程竣工结算及工程交工验收的顺当进行,依据《××市 建设工程文件材料整理和档案移交工作方法》,及公司有关文件资料 档案工作的有关规定,特制定本方法。望项目各有关人员亲密协作, 共同遵照执行。 一、工程技术资料填写的要求 1、相关文件 《建筑工程竣工验收统一用表填表说明》(××市档案馆) 《建筑工程文件归档整理规范》(gb/t50328-2023) 2、资料填写内容必需真实牢靠、数据精确、资料的形成与工程 形象进度同步。资料所记载的内容必需与实际图物相符,并按规定已 通过了肯定的审批、检查、验收程序,负有责任