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城小区业主委员会公章管理制度 1. 引言 为了加强城小区业主委员会公章管理，规范公章使用程序，保障公章安全，根据相关法律法规和小区管理要求，制定本管理制度。 2. 目的 本管理制度的目的是确保城小区业主委员会公章的合法、规范、安全使用，防止公章被非法使用或滥用，维护小区物业管理的秩序和公平性。 3. 适用范围 本管理制度适用于城小区业主委员会及其下属部门，所有人员在使用公章时必须遵守本制度。 4. 公章的定义和用途 4.1 公章定义：城小区业主委员会公章是指经过合法授权并具有法律效力的印章，用于代表业主委员会进行正式事务的办理。 4.2 公章用途： - 批准和签署与小区物业管理相关的文件、合同和协议； - 确认和盖章小区业主委员会相关的公告、通知和文件。 5. 公章的保管 5.1 公章保管责任： - 城小区业主委员会财务人员负责公章的保管； - 公章保管人应将公章妥善保存，并采取必要的必威体育官网网址措施； - 公章保管人应当随时保持对公章的跟踪，确保公章的安全。 5.2 公章使用权限： - 只有经城小区业主委员会授权的人员，才能使用公章； - 公章使用权限应明确记录，并由主管部门定期审查和更新。 6. 公章的使用程序 6.1 公章的使用申请： - 使用公章前，必须事先填写公章使用申请表，注明使用目的、文件名称、有效时间等； - 公章使用申请表应经相关负责人审核和签字。 6.2 公章的使用审批： - 经过审核和签字的公章使用申请表，需提交给主管部门审批； - 主管部门对公章使用申请进行审批，并记录审批结果。 6.3 公章的使用过程： - 公章使用人员在办理相关手续前，应当在使用文件的合适位置留有公章盖章的空白处； - 公章的使用人员应当亲自操作，不得委托他人代替盖章； - 盖章后，公章使用人员应在使用文件上注明盖章日期，并签字确认。 7. 公章的必威体育官网网址措施 7.1 公章必威体育官网网址责任： - 所有公章使用人员应当保守公章的使用密码和保管位置，并定期更换密码； - 不得将公章交给未经授权的人员使用，不得泄露公章相关信息。 7.2 公章的防伪措施： - 公章应特殊设计，具备一定的防伪功能，以防止假冒和伪造； - 定期检查公章的完整性和防伪性能，如发现问题应及时向主管部门报告。 8. 公章的挂失与补办 8.1 公章挂失： - 如公章被盗、丢失或发生其他异常情况，公章使用人员应立即向主管部门报告； - 主管部门收到报告后，应立即采取挂失措施，并通知相关部门和单位。 8.2 公章补办： - 公章挂失后，应立即办理公章的补办手续； - 补办公章时，应核实相关手续和申请材料，并重新授权。 9. 公章使用记录与管理 9.1 公章使用记录： - 公章使用人员应及时记录公章的使用情况，包括使用日期、使用文件、使用目的等； - 公章使用记录应保存在指定的档案中，并定期进行归档和备份。 9.2 公章管理审核： - 主管部门应定期对公章使用记录进行审核，确保公章使用的规范性和合法性； - 发现问题或违规行为，应及时进行整改和处理。 10. 执法与违规处理 10.1 公章的违规使用行为包括但不限于： - 未经授权使用公章； - 非法复制、伪造公章； - 超越权限使用公章； - 其他违反公章管理制度的行为。 10.2 违规处理措施： - 主管部门发现公章的违规使用行为，应立即停止相关人员的公章使用权限； - 对于严重违规行为，应按照相关规定进行相应的纪律处分。 11. 附则 本管理制度自颁布之日起生效，如有需要修改，请经相关部门负责人提出，并经过主管部门审批后执行。 以上为城小区业主委员会公章管理制度，敬请遵守。