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会议管理制度 第一章 总则 第一条 为加强会议管理～保证各类会议的顺利召开及规范有序的使用会议室～改进公司会纪会风～提高会议质量及工作效率～特制订本制度。 第二章 会议分类 第二条 例行会议: 例行会议包括部长会议、业绩管理会议、公司合同朝礼、役员室连络会、部 安全卫生委员会会议、生产品质整合会、投资审议会、品质门早会、RBR会议、 会议、生产经营分析会、品质评价会、新机种评价会、日日完结会议和课长整合会。各项经营会议召开周期～会议时间等内容见附件。 第三条 临时会议 由役员室或相关责任部门为对应专项课题临时召集的会议。 第三章 会议组织 第四条 会议准备 1、会议召集者填写“会议通知”,见附件1,～经公司役员室确认后,部门召集的会议须经部门负责人确认,～通知与会人员。并至管理部总务担当处进行登记领取会议室钥匙。 2、会议一般应提前一天以上通知参会人员。对需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议～应以会议通知单进行书面通知或发送电子邮件,涉及多个部门和参加人数众多的大型会议～会议召集部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。例行会议如有变更原则上应提前半个工作日统通知, 临时会议原则上至少提前1个小时通知。 3、会议应事先明确主题～组织者应做好相应准备～如准备会议资料～落实、布置会场～备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。 第五条 会议记录 、会议记录人员: 1 公司各类会议均应以公司“会议记录”专用格式纸,见附件2,进行记录～例行会议应确定专人负责记录～临时会议应根据“谁组织～谁记录”的原则及考虑会议议题所涉及业务的需要～临时指定会议记录员。 2、会议记录要求: ?、以“CNS会议记录”格式纸格式做好会议的原始记录及会议考勤记录～根据需要整理会议纪要。 ?、会议记录应尽量采用实录风格～确保记录的原始性。 ?、对会议已议决事项～应在原始记录中括号注明“议决”字样。 ?、会议原始记录应于会议当日、会议纪要及重要课题推进表最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。 3、下列情况～应整理会议纪要: ?公司各类临时行政会议。 ?须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议。 ?其它主持人要求整理会议纪要的会议。会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。 4、会议记录的保存: ?、会议记录为公司的机要档案～保管人员不得擅自外泄～其调阅应严格按公司文档管理制度和必威体育官网网址制度的有关规定执行。 ?、会议记录者应做好会议原始记录的日常归档、保管工作。总务担当会按季度向记录人员收集整理会议记录以及会议课题推进情况总结材料等～统一收编档案室进行管理。并通过整理会议记录完整情况、课题推进力判断各会议有效性～最终结果列入会议组织者业绩考核项目。 会后相关工作 第六条 课题推进要求:会议中形成的决议～担当部门须坚决执行～并将执行结果向会议召集人通报。 第四章 会议纪律 第七条 会议纪律 1、会议参加者必须准时出席并在“会议签到表”,见附件3,上签到～不得迟到、早退、缺席。因故无法到会者～事先须向会议组织者请假并取得许可～或派代理人出席。 2、与会期间应关闭手机或调到振动状态～原则上不允许接听电话。重要电话务必离开会场接听。 第五章 会议室管理 第八条 会议室管理 1、会议室由管理部统一管理～统筹协调安排使用～并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理和维护。 2、公司级重要会议和管理部牵头承办召开的各类会议～由管理部负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。部门承办会议须由承办部门指定人员在会议前一个工作日与管理部总务担当联系～办理会议室使用预约手续,附件4,。 3、管理部按照“部门会议服务公司会议～先定先使用”的原则统一安排～避免发生冲突～并做好有关准备工作～保证会议准时召开。 4、会议室配置的设备、桌椅等未经许可～不得随意搬动挪作他用。不得擅自动用室内音响、投影、打印白板等设备～如需使用应在预约时一并申请～由管理部派专人开启调试。 5、公司内部会议一律不配茶叶、矿泉水和纸杯,如承办部门需要茶叶、纯净水和纸杯～须在预约使用会议室时一并告知,有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务工作。 6、会议室内不得随意乱贴乱画。在会议室悬挂、张贴标语条幅～需在管理部专人指导下开展～并在用后及时清除～以保持墙面整洁。 7、会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用由主办部门负责～使用时要爱护各种设施～如有损坏～按公司规定赔偿。 8、会议主办部门应提前到达会场～做好会场布置及准备工作～包括席签的摆放和座次的安排。会议所需的笔记本电脑等设备由会议主办部门准备。 9、会场整理应遵循“谁组织会议谁负责卫生清扫”的原则。会议结束后～由会议组织者整理清扫会议室～擦