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项目沟通管理 目录项目沟通信息发送 项目会议 绩效报告9.19.2 9.3 9.3?? ? ?沟通管理 ? “高级管理人员往往花费80％的时间以不同 的形式进行沟通，普通管理者约花费50％的 时间用于传播信息”——Ludlow, R.,Effective Communication? 项目沟通管理是? “确保及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理项目信息所需的各个过程。? 提供了成功所必须的人、思想和信息之间的重 要联系”沟通计划编制 ? 确定项目干系人的信息和沟通需求：何人， 在何时，需要何种信息，以及信息提供的方 法项目经理在沟通中的作用 ? 项目经理90％的时间花在沟通上? 项目经理必须谙熟与下列几种人的沟通技巧：? 高层管理者? 项目队伍? 与之竞争的项目团队(同级别的人)? 客户? 项目经理在沟通中的中心角色项目经理在沟通中的作用 ? 促进者(Facilitator)? 协调者(Coordinator)? 领导(保持小组或团队的凝聚力)? 沟通裁决人(Referee)或冲突解决者(Solver)? 谈判代表(Negotiator)? 倾听者(Listener)? 解释者(Interpreter)? 避免制造障碍，综合信息，管理信息流? 项目经理必须控制沟通? 但是项目经理不能控制所有信息项目经理应该具有的交流技能 ? 怎样简明扼要说明任务的性质？? 怎样告知员工去做什么，如何做？? 怎样鼓励圆满完成任务的员工？? 怎样与职员一起探讨问题，听取他们的意见， 了解他们的感情？? 怎样有效地委托职责，以便了解员工应该向 你提出的问题？? 作为领导，怎样解释在特定环境中你的失常 行为？沟通的形式和技巧 ? 沟通的形式? 书面的和口头的? 内部的和外部的? 正式的和非正式的? 纵向的和横向的? 沟通的技巧? 传媒的选择? 写作风格——积极或被动的口吻、词汇选择? 表达技巧——体态语言、直观手段的设计? 会议管理技术——准备议程，处理时间冲突沟通的媒介 ? 电话? 有声邮件? 电子邮件? 书信? 备忘录? 电视会议? 通用软件系统沟通方法 ? 口头沟通：面对面、电话、电视会议? 正式口头(讲演、介绍)? 非正式口头(谈话)? 书面沟通：内部备忘录、外部信件? 正式书面(项目章程或管理计划)? 非正式书面(工程师笔记、备忘录)沟通方式的选择 ? 当需立即采取措施时，书面和口头沟通是最好 的方法? 当解决争端或批评某一团队成员时，非正式口 头沟通比较合适? 大约55％的沟通是非语言沟通? 体态语言、面部表情和声调在沟通中起着重要 的作用? 开放式问题问“什么”与“为什么” ，这类问题可以促进沟通。Open questions不能用“是 ”或“不是”来回答有效聆听 ? 沟通是两面的： Speak Listen? 沟通的核心是理解：不仅需要被理解，而且 还需要理解有效聆听的常见障碍 ? 假装聆听? 注意力分散? 偏见和固执? 缺乏耐心? 急于得出结论提高聆听技巧? 集中精力听? 积极主动地聆听? 提问? 不要打断沟通场合 会见演讲 会议 谈判 调查?? ? ? ?9.2 信息发送? 将所需信息及时发送给项目干系人行动计划格式消费者市场研究的行动计划任务名称工期开始结束所需资源负责人完工比例资金效率设计问卷10天2.253.91人/日A印发问卷并 获得反馈75天3.106.203人/日B开发数据 分析软件12天2.263.132人/日C测试软件5天3.143.202人/日D输入反馈 数据7天6.216.391人/日E分析反馈 数据8天6.307.103人/日F准备报告10天7.117.242人/日G项目干系人分析项目干系人文件名称文件格式联系人交付期限备注客户管理人员月度状态报告硬拷贝每月月初客户业务人员月度状态报告硬拷贝每月月初客户技术人员月度状态报告电子邮件每月月初内部管理人员月度状态报告硬拷贝每月月初内部业务和技术人员月度状态报告企业内联网每月月初培训转包商培训计划硬拷贝29/9/2003软件转包商软件执行计划电子邮件29/4/20049.3 项目会议? 项目会议类型? 如何使会议有效项目会议类型 ? 情况评审会议? 解决问题会议? 技术设计评审会议情况评审会议 ? 由项目经理主持，项目团队成员、客户或高 层管理人员参加? 定期召开，如每周一次? 目的：通知项目进展情况、找出问题、制定 行动方案解决问题会议 ? 当项目团队成员发现存在的问题或潜在的问 题时，立即与其他有关人员召开解决问题会 议? 目的：寻找好的解决问题的方法9步骤解决问题法? Step 1： 描述问题? Step 2：找出问题的潜在原因? Step 3：收集数据并找出最可能的原因 ? Step 4：找出可能的解决方案? Step 5：评价可行方案?