2023年例会制度规范模板.pptx

Silent Health TEAMRegular meeting system sorting and improvement2023/8/19分享人：沉默之健例会制度梳理与改进 目录CONTENTS例会的现状例会改进的方向例会的问题 例会的现状Current situation of regular meetings01PART ONE 1. 定期举行例会，确保时间安排合理。合理安排例会时间，避免冲突和干扰。 根据工作进度和重要性确定例会频率和持续时间。 确定例会开始和结束的具体时间，严守会议时间约束。 避免过长的会议时间，保持高效率和专注度。 尊重参会人员时间，预留合理的准备和休息间隙。例会时间安排 PART 03PART 02PART 01例会议程确定确定会议的整体目标和重点，明确会议解决的问题或讨论的议题。 确定会议主题，使参与者清楚会议的核心内容。 设定特定的会议目标，确保与参与者共享会议的预期结果。 根据会议目的和主题，制定详细的会议议程，包括每个议题的时间安排和讨论内容。明确会议目的和主题提前准备与会议议题相关的资料和材料，确保参与者能够充分了解并做好准备。 确保会议资料和材料的准确性和完整性，以提供准确的信息和支持决策。准备会议资料和材料在确定会议时间和地点后，及时发送会议通知和邀请给参与者。 通知中应包含会议目的、主题、议程和需要参与者做的准备工作等相关信息。 确保参与者及时收到会议通知，并提供参与会议的确认和反馈渠道。 在会议结束后进行跟进和评估，了解会议达成的目标和效果。发送会议通知和邀请 例会参与人员确定核心成员和非核心成员，建立轮岗机制，确保每个成员都有机会参与并发表意见确定参会人员范围，包括必须参与的核心成员和可以选择参与的非核心成员； 建立例会参与人员的轮岗机制，使每个成员都有机会参与并发表意见； 定期评估效能，设立替补制度定期评估参与人员的效能，如他们的专业知识、经验与贡献，以便作出适当调整和优化； 设立参会人员的替补制度，以确保即使有人无法参会，例会仍能顺利进行； 例会培训：提升沟通和协作，促进跨部门协作提供培训和指导，帮助参与人员更好地准备和参与例会，提升沟通和协作能力； 通过鼓励跨部门、跨职能的合作，拓宽例会参与人员的视野，增加全面性和多样性。 会议议程时间管理内容紧凑目标明确议题讨论决策会议开始时间合理时间限制例会效率提升 例会的问题Questions for regular meetings02PART TWO 例会时间和频率例会时间和频率确定的关键根据实际需要，合理确定例会的时间和频率，并进行优化调整是一个关键的组织管理工作。例会是一种常见的企业沟通方式，通过团队成员的参与，可以提升协作和合作的效果，促进团队的目标达成。在确定例会的时间和频率时，需要考虑一系列因素，以确保会议的效率和成果。 首先，确定例会的时间需要根据团队成员的日常工作安排来确定。了解每个成员的工作量和工作流程，避免会议与重要工作冲突，同时也需要尊重每个人的个人时间和工作重要性。考虑到团队成员可能分布在不同的地理位置，时区差异也应被纳入考虑范围。 其次，团队的规模和复杂度也是确定例会频率的重要因素。团队例会策略：大型团队需频繁，小团队可短会，需考虑专业领域和业务需求大型团队可能需要更频繁的例会来保持沟通有效性和团队协作的紧密程度。小团队可能可以选择较短的会议，提升效率和工作完成度。此外，团队成员的专业领域和职能部门的不同也应考虑。有些团队可能需要更频繁的例会以确保信息的传递和协调，而其他团队则可以经常性地减少例会的频率。 除了个人和团队因素，还需要考虑业务的具体需求。针对特定项目或紧急情况，临时会议可能是必要的。但对于经常性的例会，更好地规划和预定例会，可以提前通知所有参与者，为会议做好准备和准时到场。定期业务绩效报告例会和团队计划例会等也应跟随固定的周期来，以确保项目进度的监视和实时协调。 例会议程和主题会前确认议程，提高会议效率会前确认议程：确保在每次例会前确定好会议的议程内容，明确会议目标和讨论主题，使与会人员提前做好准备，提高会议效率。 合理分配时间，避免遗漏重点议题合理分配时间：在例会议程中，按照不同议题的重要程度和讨论难度合理分配时间，并预留出一定的时间用于临时讨论或延长需要更深入探讨的议题。 主持人指定：确保会议顺利进行指定主持人：每次例会都应有指定的主持人，负责会议进程的控制、议题的引导和时间的把控，确保会议的顺利进行。 定期更新议题，提高例会实效性定期更新议题：根据公司的发展情况和业务需求，定期检讨和更新例会的议题内容，确保其与企业目标、业务发展紧密相连，提高例会的针对性和实效性。 明确行动计划：确保会议讨论成果落地确定行动计划：在会议过程中，针对每个讨论议题，及时确定行动计划，并明确责任人和时间