企业总部机关会议音、视频资料归档管理规范.docxVIP

1. 基本要求 1.1. 总部机关各类会议形成的录音、视频档案是总部机关依法决策、科学决策、民主决策的真实记录，反映了企业重大事项、重要问题的决策部署和工作安排，是总部机关档案的重要组成部分。 1.2. 凡属归档的会议录音、视频材料，必须按时向办公厅（档案处）移交归档，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。 2. 管理职责 2.1. 办公厅（档案处）负责总部机关各类会议形成的录音、视频归档管理工作。其主要职责： 2.1.1. 负责建立管理网络，指导相关单位制定工作流程，对各单位录制及归档工作进行督促检查。 2.1.2. 负责总部机关会议录音、录像档案的保管、查询和利用。 2.1.3. 负责提供录音、录像专用存储载体。 2.1.4. 负责建立录音、视频档案利用专用设备。 2.2. 相关部门按照管理分工负责有关会议录音、录像材料的收集整理与归档工作，其主要职责： 2.2.1. 录制范围明确的，由会议主办部门负责与机关服务中心或会议承接单位协调会议录音事宜。 2.2.2. 由办公厅指定专人负责对党和国家领导人在总部视察录音。 2.2.3. 石化盈科负责总部机关及部门在总部大楼、昌平会议中心召开的视频会议录制。 2.2.4. 录制范围中未明确的会议（重要活动）录音、视频录制，由承办部门通知机关服务中心、石化盈科视频会议组录制。 2.3. 会议录制人员应与所属部门签订必威体育官网网址承诺书，自觉遵守总部机关必威体育官网网址规定，不得向他人泄露会议相关内容；禁止将录制设备与网络连接；禁止私自存储、复制、传递相关内容和数据。 3. 会议录制 3.1. 录制范围 3.1.1. 集团公司（股份公司）月度和年度经济活动分析会、公司领导讲话录音。 3.1.2. 集团公司工作会议和各专业会议领导讲话视频或录音。 3.1.3. 集团公司（股份公司）股东大会、董事会会议、监事会会议录音。 3.1.4. 根据工作需要确定的集团公司领导参加外事活动时正式会谈录音。 3.1.5. 党和国家领导人在总部视察时的讲话录音（应征得上级部门许可）。 3.1.6. 上级机关来总部考核、检查、巡视、调研等召开的主要会议视频录像（应征得上级部门许可）。 3.1.7. 上级机关在企业召开有关中央企业专题会议的录音或视频录像（应按主办方要求录制）。 3.1.8. 其他重要会议录音或视频录像。 3.2. 录制要求 3.2.1. 保证录音、录像录制效果，做到声音清晰、画面稳定、色彩真实，内容完整。 3.2.2. 归档保存的录音格式为MP3或WAV；录像格式为MPEG或AVI。 4. 归档流程 4.1. 由会议责任部门到办公厅档案处领取专用存储光盘。 4.2. 录制单位会后使用专用光盘复制录音、视频数据，对复制数据确认有效后，数据在原设备中至少保留3个月后删除。 4.3. 会议责任部门对录音、视频材料进行密级审核。涉密材料应在光盘上标注密级。 4.4. 归档数据光盘制作完成后，要确保其无病毒、无划伤、标示清楚。 4.5. 归档时限录音、视频会议材料在会议结束后24小时内完成刻录归档光盘，由承办部门在1周内（遇节假日顺延）向办公厅（档案处）移交归档。 5. 利用管理录音、视频档案利用按照纸质档案借阅权限管理。 6. 监督、检查与考核按照《企业档案管理办法》有关监督、检查与考核条款执行。 按照《企业档案管理办法》有关监督、检查与考核条款执行。