企业会计档案管理办法.docxVIP

1. 总则 1.1. 为了加强企业会计档案管理工作，有效保护和利用会计档案，更好地为公司生产经营管理服务，根据财政部 国家档案局令第79号《会计档案管理办法》及《企业档案管理办法》（企业办〔2011〕213号）制定本办法。 1.2. 本办法所称会计档案是指集团公司各企事业单位、股份公司各分（子）公司（以下统称各单位）在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映本单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括纸质会计档案以及通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。联营、合营企业可参照本办法执行。 财务预算、计划、制度等管理性文件材料按照《企业管理类文件材料归档管理规定》（企业办〔2016〕186号）办理，不适用本办法。 2. 管理职责 2.1. 集团公司办公厅（股份公司总裁办公室）、集团公司财务部、股份公司财务部负责集团公司、股份公司会计档案制度制定工作，以及会计档案工作的监督和指导。 2.2. 各单位是本单位会计档案管理的责任主体，应建立并完善会计档案收集、整理、保管、利用以及鉴定销毁等管理制度流程，明确档案管理部门、财务部门的责任。不具备档案管理条件的单位，可委托企业内部档案管理机构代管，一般不得委托企业系统外单位保管。 3. 归档范围 3.1. 下列会计资料应当进行归档 3.1.1. 会计凭证，包括原始凭证、记账凭证； 3.1.2. 会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿； 3.1.3. 财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告； 3.1.4. 其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 3.2. 对于同一类会计资料应至少做到纸质档案、电子档案（含纸质档案的电子副本）二者之一信息完整。 4. 电子会计资料归档要求 4.1. 各单位内部形成应归档的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存。 4.1.1. 由企业统一部署实施的财务管理信息系统所形成、传输的电子会计资料。财务管理信息系统包括但不限于下列系统：ERP系统、会计集中核算系统、费用报销系统、资金集中管理系统、财务报表系统、合同管理信息系统、财务共享服务系统等。 4.1.2. 财务管理信息系统设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，生成的电子会计资料真实有效，并可以会计业务方式展示； 4.1.3. 财务管理信息系统具备导出功能，导出存档的会计档案符合国家标准归档格式，一般采用PDF格式； 4.1.4. 实施了企业档案管理系统，并与财务管理系统建立了数据接口； 4.1.5. 建立了电子会计资料与相关联的纸质会计档案的检索关系； 4.1.6. 财务管理信息系统在数据采集、传输、数据转换、保管、查询利用、迁移等过程中，采取了身份认证等有效措施防止电子会计档案数据被篡改； 4.1.7. 按照《档案信息系统运行维护规范》（DA/T 56-2014）建立了电子会计档案备份制度； 4.1.8. 不属于具有永久保存价值或其他重要保存价值的。 4.2. 各单位从外部接收的电子会计资料，满足4.1中第2至第8款并具备符合《中华人民共和国电子签名法》的电子签名的，可仅以电子形式归档保存。 4.3. 保管期限为永久的会计资料须同时以纸质形式归档保存。 4.4. 纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，仍须保留纸质会计资料，电子文件作为数字副本归档保存。数字化扫描副本的质量须符合《企业档案数字化规范》（企业办〔2013〕592号）相关要求。 4.5. 采取电子形式归档保存会计资料的，会计档案应脱离各业务信息系统归档至企业档案管理系统，不得用业务信息系统的备份代替归档。 5. 会计档案整理 5.1. 各单位财务部门负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案移交清册（会计档案移交清册可与案卷目录相同，或用案卷目录代替）；已实施财务共享服务的单位可以委托财务共享服务中心负责本单位有关会计档案的整理立卷。 5.2. 纸质会计档案整理立卷工作应符合《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）要求。会计档案原则上应保存原卷册的装订，个别需要拆封重新整理的，应由会计人员拆封整理。 5.3. 会计凭证应分类、按期顺序统一编号，不得缺号、漏号、重号，原始凭证应与记账凭证建立检索关系。 5.3.1. 实施财务共享服务的单位，纸质原始凭证须分会计主体及会计年度按归档时间顺序分册装订。各分册连续编号，且内附以纸质原始凭证检索记账凭证的索引表。纸质原始凭证须通过扫描形成电子影像副本，副本按照电子原始凭证管理。由信息系统产生的数量巨大的集成业务凭证，其纸质原始凭证可不形成电子影像副本而