企业档案管理学课件-企业文件的形成与归档.pptxVIP

企业文件的形成 与归档;第一节 企业文件的形成 ;企业文件的形成，就是按照一定的原则、要求与方法，伴随着各项企业活动的不同阶段、不同程序，逐步形成企业文件的过程。;一、企业创立时期文件的形成 ;筹备工作通常包括：;创办机会的选择及其可行性研究过程中形成的文件 企业章程及有关部门的批准文件 企业基本建设活动中形成的文件 注册申请报告、企业资信证明、营业执照 人事材料 财务和会计文件 企业成立文件 商标注册文件 ;二、企业正常运转阶段文件的形成;三、企业调整阶段文件的形成;整顿是指企业因经营管理不善造成亏损，不能清偿到期债务时，为维持社会经济秩序，恢复企业生计，调整企业债务，改善企业经营管理的秩序，恢复正常的企业行为而采取的具体措施。;整顿中形成的文件有：;破产是指企业债务人不能清偿到期债务时，为保护多数债权人的利益，对债务人而进行的一种诉讼程序。　　;向债务人所在地法院提出破产申请 债权人会议文件材料 法院宣告破产的发布公告 法院指定组成清算组，进行破产清算形成的文件 企业破产分配方案及其形成的原始记录;第二节 企业文件形成工作的管理 ;一、企业文件形成的特点;企业文件标准执行情况　　 企业文件形成与积累过程　 企业科技文件的编号、更改、复制与发放;制图标准 关于机械产品文件的若干标准　　 公文行文标准　　 关于特殊载体材料的标准　;以程序和规章制度为依据，监督、指导企业文件的形成、积累工作 根据生产性质和具体任务，协助、指导企业文件的形成、积累工作　 根据文件的形成特点，监督、指导企业文件的形成、积累工作;抓薄弱环节和难于形成的文件，协助做好企业文件形成、积累工作　　 实行“三纳入”，将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度　 恰当运用经济手段，加强对企业文件形成和积累的监督和指导　;第三节 企业文件归档制度 ;符合国家有关法律法规的规定及灵活性　　 符合企业生产经营活动及其形成文件的实际　　 与企业各项管理制度相衔接　　 制度的条文必须明确、可操作性强 ;归档??围 归档时间 归档要求 归档份数 归档手续;确定企业文件材料归档范围原则： 企业生产经营的范围和性质 企业基本职能活动的内容和范围 不同种类企业文件的形成特点和利用价值 站在历史的高度，确定企业文件的归档范围 ;企业文件材料归档范围包括： 本企业内部形成的文件材料 本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料 本企业派出机构（包括境外机构）报本企业的文件材料 本企业所属单位（包括投资的全资、控股、参股企业）应向本企业提交的文件材料 本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料 本企业执行、办理的外来文件材料;（二）归档时间 ; 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档 ;会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。 ;更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料。 其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。;齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。 原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。;一般一式一份。重要、利用频繁和有专门需要的可适当增加份数。 两个以上单位合作完成的项目，在无合同、协议要求情形下，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清册。重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。;一般归档一份，重要的、使用频繁的则需多归档若干份。 ;（五）归档手续