会议外包项目执行进度方案.docx

会议外包项目执行进度方案 会议是一种重要的商务活动， 作为重要的交流形式， 会议能够通 过面对面交流、 身体语言的沟通， 使所有参会人员对交流的信息能够 做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨 论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是 一个非常严谨的工作。 (1)会前筹备 会前筹备： 是会议和活动举办前的准备工作， 准备工作是会议成 败的关键因素，执行本项目时，当我方接到采购人的通知，我方项目 负责人将于采购人联系沟通， 着手成立大会秘书处， 随即开展各项会 前筹备工作，包括： 一、会议时间的确定 确定会议的准确时间， 为使会议有充分的准备， 一般至少给出 1- 8 周的时间，以便有足够的时间进行会前的邀约，宣传，提前让与会 人员了解会议的议程安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的 决策，要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项 目进行沟通， 因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功 的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 学术交流会通常的内容包括： 学术交流， 专家演讲，小组讨论， 学术发展趋势研讨， 产学结合实际应用、学术论坛，其他交流互动等 内容 在制订议程的时候， 要根据工作需要、 预算等因素来考虑选择哪 些项目是一定需要的， 哪些项目是备选的， 哪些项目是全体人员参与， 哪些项目是部分人员参与。 三、会议的三类相关人员 会议通常有三类相关人员： 会议筹备领导小组(秘书处)、会务执行人员；参会人员。 1、会议筹备领导小组(秘书处)职责 是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地 点等等，为整个会议定下基调； 2、会务执行人员 筹备与接待人员的职责是： 按照领导的安排， 为会议筹备领导小 组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过 程中进行接待， 并处理突发事件， 因而也是承担会议成败重要责任的 人员，一个会议通常是千头万绪的， 筹备与接待人员是否有好的方案， 考虑是否周全，会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作， 首先必须进行方案的策划与制定。 只有 精心策划、 充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就 要求我们执行人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一 项政治任务来完成； 要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的 一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一 次接待任务。 有些客人可能一生只到我单位造访一次， 如果这一次的 接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛 围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各 类酒店设施，包括酒店位置、菜单(品)、餐饮、娱乐设施、安全保 卫及价格等， 为参会人员提供分析资料及使用建议， 供届时领导小组 选择。 在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如： 来宾人数、、 性别、职务、 职称、年龄、民族、信仰、带队人、 来访 目的、 方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食 爱好、 禁忌及其它要求等， 这是我们做好接待工作的基础。根据这些 基本资料， 提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来 宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用 车、就餐、 住宿、会议(会见)、参观等各项活动，充分考虑到各方 面的细节，并体现一定的创意与创新，制作接待工作清单， 对接待工 作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连 续性。然后报请领导批准后实施。 ②、规范运作 每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的 “窗口”， 工作同样需要有自己的特色和风格。 因此，要通过公关接待活动的每 一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微 观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放、接待人员 ③、参会人员 的着装和精神面貌等等， 都要努力凸显企业与众不同之处， 让来宾从 接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。 在接待过程中， 要严格按照方案进行程序化运作， 使接待工作中 的各个环节有序衔接、首尾相连。细节决定成败，接待工作来不得半 点马虎， 必须处处留心， 周密考虑， 谨慎行事。在重大的接待工作中， 接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工 作的需要对接待方案予以调整； 具体接待人员则要主动进行全程模拟 思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致 地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要 “眼观 六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话， 都要留意和体会