会中服务相关知识实训.ppt

实训项目二 ：会中服务 第一页，共十七页。 一、实训目的 ◎会完成会议签到 ◎会做好座位引导与茶水服务 ◎会做好会议记录 ◎会确保会议期间信息沟通 ◎会编写会议简报 ◎会做会议期间的值班和保卫工作 ◎会处理突发事件 第二页，共十七页。 二、基础知识 ◎会议签到是督促会议代表到会的一种管理方法。 ◎茶水服务要做到适当、及时。 ◎会议记录是提高会议实效、记录会议过程的重要会议文件。 ◎大型会议会不定期编发会议简报，通报情况、交流经验。 ◎值班及保卫工作是做好会议服务的基础。 ◎会议应当制定应对突发事件的预案。 第三页，共十七页。 三、基本技能 ◎会务服务部门应当安排专人、准备签字用品和会议代表名单，以提高参会人员核对的效率。 ◎会议引导人员应当在会议代表前方右侧引导。 ◎会议服务人员在添加茶水应当使用专用的器皿，在天气寒冷时，应当增加茶水添加频率，减少添加的数量。 ◎会议期间值班应当坚守岗位，以应对可能出现的突发事件。 ◎大型会议应当配备医务人员。 第四页，共十七页。 四、工作流程 工序1 工序2 工序3 工序4 会议签到 确定参会人员 制定签到表 安排专人 实施签到 座位引导与茶水服务 安排专人 熟悉会场 引导就坐 添加茶水 会议记录 熟悉议程 安排专人 实施记录 整理记录 确保会议期间信息沟通 收集信息 传递信息 反馈信息 对外宣传 编写会议简报 收集信息 整理信息 确定主题 编写简报 会议值班与会议保卫 明确职责 分解任务 实施值班 实施保卫 处理突发事件 制定预案 分析事件 启动预案 事件善后 第五页，共十七页。 由于公司产品滞销，销售业绩大幅度滑坡，公司决定12月13日－15日在南京钟山宾馆召开销售人员会议。总经理交代秘书张洁，要做好会议签到，以便改善销售现状。 1.任务：模拟一个会议签到。 2.要求：⑴提前到场。 ⑵准备充分。 ⑶清点反馈。 3.评价标准：⑴提前到场项满分30分。负责签到的秘书会议开始后到场扣30分；没有提前15分钟左右到场扣20分。 ⑵准备充分项满分30分。应到会代表名册、签到单、签到笔等，缺一项扣10分，扣完30分为止。 ⑶清点反馈项满分40分。没有清点扣40分；清点但是没有反馈扣30分；不及时反馈扣20分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：全班分组演练，学生比照评价标准，相互评分。 6.时间安排：1学时。 实训1：会议签到 第六页，共十七页。 实训2：座位引导与茶水服务 某公司为回馈顾客，12月13日下午2：30分在南京钟山宾馆召开客户联谊会，公司办公室主任交代秘书张洁，要做好会议座位引导和茶水服务工作。 1.任务：分组模拟，演练座位引导和茶水服务工作。 2.要求：⑴引导与会者及时就坐，态度热情。 ⑵茶水添加方法正确、及时。 3.评价标准：⑴引导与会者就坐项满分50分。态度热情、熟悉座次各25分。 ⑵茶水服务项满分50分。添加及时、方法正确各25分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：全班分组演练，学生比照评价标准，相互评分。 6.时间安排：1学时。 第七页，共十七页。 实训3：会议记录 由于公司产品滞销，销售业绩大幅度滑坡，公司决定12月13日－15日在南京钟山宾馆召开客户联谊会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定次年产品订购情况。总经理安排秘书张洁做好会议记录。 1.任务：演练做会议记录的过程。。 2.要求：⑴记录用文具、设备准备齐全。 ⑵会议记录内容完整。 ⑶会议记录方法正确。 3.评价标准：⑴记录用品项，满分30分。每漏一项扣10分。 ⑵会议记录内容项满分50分。如会议描述、与会者姓名、会议议题、记录员签名等，少一项扣10分。 ⑶会议记录方法项满分20分。主要内容、结论性的观点一字不漏记录，其他简要记录。方法不恰当，扣10分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：全班分组演练，学生比照评价标准，相互评分。 6.时间安排：1学时。 第八页，共十七页。 实训4：确保会议期间信息沟通 由于公司产品滞销，销售业绩大幅度滑坡，公司决定12月13日－15日在南京钟山宾馆召开客户联谊会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定次年产品订购情况。总经理安排秘书张洁收集客户意见，及时反馈信息给他。 1.任务：演练做会议记录的过程。。 2.要求：⑴做好会议期间信息的收集工作。信息收集要全面、真实、及时、适用、重点突出。，注重信息的加工提炼，并及